Revisionsverzeichnis für Arbeitsanweisungen erstellen
Dauer etwa 12 Minuten
Speichern Sie QM-Dokumente mit Word in SharePoint, erstellen Sie eine Spalte für den Revisionsstand und fügen Sie Ihren Dokumenten diese Dokumenteigenschaft hinzu - der Revisionsstand wird automatisch zwischen Word Dokument und der Dateiablage abgeglichen.
Was Sie benötigen: Microsoft 365 Business-Abonnement
Auf der Startseite Ihrer Website klicken Sie auf + Neu und wählen Dokumentbibliothek.
Schritt 2 - Name und Beschreibung eingeben
Ins Feld Name fügen Sie „Dokumentation“ und in das Feld Beschreibung „aktuelle Checklisten und Anleitungen“ ein.
Schritt 3 - Einstellungen und das Erstellen bestätigen
Den Haken bei In Websitenavigation anzeigen lassen Sie aktiviert und klicken auf Erstellen.
Abschnitt 2 - Neue Ansicht erstellen
Schritt 4 - Ansicht erstellen einblenden
In der Dokumentbibliothek klicken Sie auf die Ansichtsoptionen („Alle Dokumente“) und wählen Neue Ansicht erstellen.
Schritt 5 - Ansichtsname eingeben
Ins Feld Ansichtsname fügen Sie „Revision“ ein und unter Anzeigen als wählen Sie Liste.
Schritt 6 - Einstellungen und das Erstellen bestätigen
Den Haken bei Diese Ansicht öffentlich machen lassen Sie aktiviert und klicken auf Erstellen.
Schritt 7 - Erste Spalte ausblenden
Klicken Sie auf den Spaltennamen Geändert, wählen Sie Spalteneinstellungen und klicken Sie auf Diese Spalte ausblenden.
Schritt 8 - Zweite Spalte ausblenden
Wiederholen Sie den vorherigen Schritt bei Spaltenname Geändert von.
Schritt 3 - Einstellungen und das Erstellen bestätigen
Den Haken bei In Websitenavigation anzeigen lassen Sie aktiviert und klicken auf Erstellen.
Abschnitt 3 - Neue Spalten erstellen
Schritt 9 - Spalte erstellen einblenden
Klicken Sie auf den letzten Spaltenname + Spalte hinzufügen und auf Einzelne Zeile Text.
Schritt 10 - Titel und Beschreibung eingeben
Ins Feld Name geben Sie „Revision“ und ins Feld Beschreibung den Text „Buchstabe oder Nummer der Revision und Datum der letzten Revision“ ein.
Schritt 11 - Einstellungen und das Erstellen bestätigen
Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 12 - Spalte erstellen einblenden
Klicken Sie auf den letzten Spaltenname + Spalte hinzufügen und wählen Sie Datum und Uhrzeit.
Schritt 13 - Titel und Beschreibung eingeben
Ins Feld Name geben Sie „Wiedervorlage“ und ins Feld Beschreibung den Text „Tag an dem diese Information spätestens überprüft werden muss“ ein.
Schritt 14 - Einstellungen und das Erstellen bestätigen
Belassen Sie bei Zeit einschließen das Nein und klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: bei kleinen Bildschirmen finden Sie Automatisieren unter ...
Abschnitt 4 - E-Mail-Erinnerung festlegen
Schritt 15 - Erinnerung festlegen einblenden
Klicken Sie im Menü oberhalb der Bibliothek Automatisieren, wählen Sie Erinnerung festlegen und klicken Sie auf Wiedervorlage.
Schritt 16 - Berechtigungen bestätigen
Überprüfen Sie die Anmeldungen und klicken Sie auf Weiter.
Schritt 17 - Name und Anzahl der Tage eingeben
Ins Feld Flowname geben Sie „Wiedervorlage“ und ins Feld Erinnerung diese Anzahl von Tagen im Voraus bspw. die Zahl 10 ein.
Den Haken bei In Websitenavigation anzeigen lassen Sie aktiviert und klicken auf Erstellen.
Schritt 18 - Erinnerung festlegen bestätigen
Klicken Sie auf Erstellen.
Abschnitt 5 - Wiedervorlage-Spalte formatieren
Schritt 19 - Formatieren einblenden
Klicken Sie auf den Spaltennamen Wiedervorlage, wählen Sie Spalteneinstellungen und klicken Sie auf Diese Spalte formatieren.
Schritt 20 - Spalte formatieren bestätigen
Überprüfen Sie im Feld Spalte auswählen die Wiedervorlage und klicken Sie darunter auf Bedingte Formatierung.
Schritt 21 - Standardwert bestätigen und Regel hinzufügen
Wählen Sie bei Alle Werte anzeigen als mit A/ die Aa Keine Gestaltungsvorlage und klicken Sie auf + Regel hinzufügen.
Schritt 22 - Regel erstellen
Wählen Sie als Spalte die Wiedervorlage, als Vergleich den ist am oder vor dem und als Wert das Heute (relativ).
Schritt 23 - Formatierung bestimmen
Wählen Sie bei Listenelement anzeigen als mit A/ die Füllfarbe Korallenrot, klicken Sie erst auf Speichern und dann auf Schließen.
Abschnitt 6 - Vorlage hochladen
Hinweis: verwenden Sie ein Word-Dokument (.docx) keine Word-Dokumentvorlage (.dotx)
Schritt 24 - Öffnen Dialog einblenden
Klicken Sie im Menü oberhalb der Bibliothek auf Hochladen und auf Vorlage.
Schritt 25 - Datei auswählen und Öffnen
Klicken Sie auf den Dateinamen Ihres Microsoft Word-Dokument welches Sie als Vorlage verwenden möchten und auf Öffnen.
Abschnitt 7 - Feld in Vorlage einfügen
Schritt 26 - Menü „Neu“ bearbeiten aufrufen
Klicken Sie im Menü oberhalb der Bibliothek auf + Neu und auf Menü „Neu“ bearbeiten.
Schritt 27 - Vorlage zum Bearbeiten öffnen
Rechts vom Dateinamen Ihrer Vorlage klicken Sie auf … und auf Bearbeiten.
Schritt 28 - Kopfzeile bearbeiten
In Word klicken Sie im Menüband auf Einfügen, in Gruppe Kopf- und Fußzeile wahlweise auf Kopfzeile oder Fußzeile und auf Kopfzeile bearbeiten oder wahlweise Fußzeile bearbeiten.
Schritt 29 - Feld einfügen
In Word klicken Sie im Menüband auf Kopf- und Fußzeile, in Gruppe Einfügen auf Dokumentinformation, wählen Dokumenteigenschaft und klicken auf Revision.
Schritt 30 - Word und Menü schließen
Schließen Sie Word und klicken Sie oberhalb Menü „Neu“ bearbeiten auf Speichern.