Maßnahmenlisten in MS Office - Vorlage und Anleitung
Ein Tool für das Maßnahmenmanagement ist mit einer Excel-Tabelle schnell erstellt.
Mit den Online-Diensten in Microsoft 365 Business bieten Sie darüber hinaus eine Maßnahmenliste für moderne Methoden höhere Akzeptanz.
Maßnahmenplan-Vorlage für Excel
Die klassische Lösung einer Maßnahmenverwaltung für ISO 9001 Qualitätsmanagementsysteme ist diese einfache Excel-Tabelle.
Diese Excel-Vorlage enthält eine Nachschlageliste mit 15 Kategorien und der für ISO 9001 erforderlichen Spalte für die Bewertung.
Die integrierte Datenüberprüfung für Status und Kategorie vereinfacht das Ausfüllen und hilft Fehler zu vermeiden.
Die Formatierung der Tabelle erleichtert das Sortieren und Filtern der Maßnahmen.
Online-Maßnahmenliste in Microsoft 365
Die moderne Maßnahmenmanagement-Lösung für Qualitätsmanagementsysteme ist diese Online-Liste im Browser.
Microsoft Lists ist ein in Microsoft 365 enthaltener Online-Dienst mit integrierten Funktionen für das Maßnahmenmanagement.
Die Microsoft Listen-basierende Maßnahmenverwaltung wird im Browser aufgerufen. Sie startet schneller als Excel und kann als
App installiert, der Windows Taskleiste und dem Autostart hinzugefügt werden. Eine kostenlose Anleitung führt durch die Konfiguration.
Board zum Status der Maßnahmen
Eine Maßnahmenliste lässt sich mit Microsoft 365 auch als Board - bekannt von Kanban und Scrum - anzeigen.
Ändert sich der Status einer Maßnahme wird diese mit Klicken und Ziehen in die passende Status-Spalte verschoben.
Damit unterstützen Sie sehr leicht moderne Methoden für akzeptierte und lebendige Managementsysteme.
Bewertung geplanter Maßnahmen vorbereiten
Bei einer ISO 9001-konformen Maßnahmenverwaltung spielt die Bewertung eine entscheidende Rolle. Die Bewertung ist ein
wesentlicher Unterschied zur Verwendung von Microsofts Vorlage Arbeitsstatus-Tracker für Maßnahmenpläne. Im Textfeld für die
Bewertung wird bereits bei der Planung der Maßnahme festgelegt, wie die Wirkung der Maßnahme beurteilt oder gemessen werden wird.
Bildschirmanleitung zum Erstellen einer Maßnahmenliste
Erstellen Sie mit Microsoft 365 und der Excel-Vorlage eine Liste für Maßnahmen gemäß ISO 9001;
fügen Sie die Maßnahmenliste als App der Windows Taskleiste und Berichtsdokumenten hinzu
👉 verbinden Sie Risiken mit Maßnahmen für Ihr ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem
Antworten auf häufige Fragen
Warum nicht einfach die Arbeitsstatus-Tracker Vorlage von Microsoft verwenden?
Auch eine Liste nach Vorlage des Arbeitsstatus-Tracker von Microsoft müssen Sie anpassen. Schneller ist eine leere Liste für die Übereinstimmung mit ISO 9001 erweitert als die Arbeitsstatus-Tracker Liste angepasst. Sie müssen mehrere Spalten benennen, deren Beschreibungen überarbeiten oder die Spalten neu erstellen. Fünf Kategorien müssen Sie löschen und 14 neue hinzufügen, die Status-Spalte müssen Sie korrigieren. Weitere Spalten müssen Sie löschen und deren Felder noch aus Formularen entfernen.
Wie unterscheidet sich die Beschreibung von der Bewertung einer Maßnahme?
In der Beschreibung erklären Sie die Maßnahme bspw. mit enthaltenen Aufgaben oder dem gewünschten Zustand. In der noch wichtigeren Bewertung müssen Sie für eine ISO 9001 Zertifizierung beschreiben wie überprüft wird, ob die Maßnahme umgesetzt wurde.
Woher stammen die Kategorien für Maßnahmen?
Die Kategorien für Maßnahmen wurden aus den Qualitätsmanagementsysteme-Anforderungen (ISO 9001:2015) übernommen.
Warum nicht Microsoft Planner und To Do für Maßnahmenmanagement verwenden?
ISO 9001 für Qualitätsmanagementsysteme fordert Maßnahmen zu Risiken, Zielen, und mehr. Wenn Sie Microsoft Lists für Maßnahmen verwenden, ist es einfacher für Sie mit einem Optionsfeld passende Maßnahmen auszuwählen. Bei Planner und To Do müssen Sie erst einen Link kopieren und danach der jeweiligen Maßnahme in einer Rich-Text oder Hyperlink-Spalte hinzufügen.
Wie verschiebe ich die Maßnahmenliste unter Meine Listen in eine Teamwebsite?
Exportieren Sie die Maßnahmenliste nach Excel und speichern Sie diese als Excel-Arbeitsblatt. Erstellen Sie eine neue Liste aus Excel mit diesem Excel-Arbeitsblatt. Danach müssen Sie die Spalten in Microsoft Lists überarbeiten und Formatieren.
Welche Vorteile bietet eine Maßnahmenliste in Microsoft Lists?
Microsoft Lists ist anders als Excel ein Onlinedienst mit Datensicherung und Papierkorb in der Cloud. Es muss keine App installiert werden - die Liste wird schneller angezeigt. Die Bedienung ist einfacher, da nur notwendige Funktionen angeboten werden.