Word Dokumente im Lesemodus anstatt als PDF öffnen
Der Lesemodus in Word steigert die Effizienz Ihrer Dokumentensteuerung mit Microsoft 365 – die Vorteile gegenüber PDF im Qualitätsmanagement
Portable Document Files (PDF) in der Dokumentensteuerung
Qualitätsmanagement wird in Unternehmen selten mit Entbürokratisierung verbunden. Da ist oft ein gewisser Aufwand für die Dokumentation, d.h. die Pflege der dokumentierten Informationen für das Qualitätsmanagement. Manchmal liegt es aber auch an alten Gewohnheiten, weniger weil es anders nicht möglich wäre. Ein Beispiel ist der Irrglaube, für alle Dokumente des Qualitätsmanagements wäre ein Genehmigungsworkflow gefordert. Weiteren Aufwand erzeugt die Angewohnheit Dokumente zur „Finalisierung“ in Portable Document Files (PDF) zu konvertieren.
Welchen Nutzen erhoffen sich Microsoft 365-Anwenderinnen davon ein Word-Dokument in eine PDF zu konvertieren? Häufig wird mit einer PDF eine Unveränderbarkeit verbunden und das PDF einfacher weiterzugeben sind. Bei der Weitergabe an Kunden mag das richtig sein, aber wie ist es intern oder bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten? Intern haben wohl alle Kollegen mit Gruppenmitgliedschaften gesteuerten Zugriff auf relevante Informationen. Auch Lieferanten können als Microsoft 365-Gastbenutzer direkt auf die notwendigen Dokumente zugreifen.
Es stellt sich also schon die Frage, ob das Konvertieren von Word-Dokumenten in PDF wirklich nötig ist. Schauen Sie sich die Alternative an.
Dokumente im Word-Lesemodus anzeigen
Sowohl die Word Desktop App als auch Word für das Web (Word Online im Browser) bieten den Lesemodus. Personen im eigenen Unternehmen und Externe benötigen also nur einen modernen Browser. Ein Office-Installation oder gar ein Windows-PC sind nicht erforderlich, um Word Dokumente im Lesemodus anzuzeigen.
Welche Funktionen bietet der Word-Lesemodus?
Microsoft 365 öffnet Dokumente automatisch im Lesemodus, wenn die Person das Dokument nur Lesen darf. Das gilt für alle Mitarbeitenden, die Websitebesucher der Qualitätsmanagement-Website sind. Der Word-Lesemodus bietet neben dem Anzeigen eine Volltextsuche, Sprachübersetzung, das Ausdrucken und Herunterladen.
Was ist ein Nachteil des Lesemodus im Vergleich zu PDF?
Eine Schwäche ist das fehlende Inhaltsverzeichnis, wie es PDF-Reader bieten. Umfangreichen Dokumenten, wie Audit-Berichten, sollten Sie daher ein Inhaltsverzeichnis voranstellen.
Was ist der Vorteil ohne PDF-Konvertierung?
Mit dem Lesemodus in Word für das Web und Word als Desktop-App bieten Sie Mitarbeiterinnen jeweils sofort Zugriff auf aktuelle Arbeitsanweisungen (AA), Verfahrensanweisungen (VA), Regelwerke, Prozessbeschreibungen und mehr. Die Dokumentenkonvertierung entfällt. Das vereinfacht die Steuerung der Dokumente in Ihrem Qualitätsmanagementsystem mit Microsoft 365. Es macht das Dokumentieren einfacher und ist ein ganz kleiner Schritt bei der Entbürokratisierung.
Weitere Informationen
Was ist der „Plastischen Reader“ im Lesemodus?
Neben dem Lesemodus bietet Microsoft noch den „Plastischen Reader“ oder „Immersive Reader“ für Excel, PowerPoint, Word und weitere. Der „Plastische Reader“ unterstützt Sie beim intensiven Erfassen und Verstehen von Inhalten: Sie können Schriftarten und Textanstände anpassen, und sich den Text sogar vorlesen lassen. Verwechseln Sie den „Plastischen Reader“ oder „Immersive Reader“ nicht mit dem Lesemodus von Word.