Bluesite IT-Beratung

Qualitätsmanagement mit SharePoint in Microsoft 365

Erweitern Sie Ihr Intranet mit SharePoint in Microsoft 365 zu einem effektiven ISO 9001
Qualitätsmanagementsystem oder erstellen Sie ein neues QMS mit diesen Funktionen

Wie richte ich eine SharePoint Teamwebsite für das Qualitätsmanagement ein?

Zuerst fügen Sie Listen für die Kernelemente laut ISO 9001 hinzu wie Themen, Risiken,
Maßnahmen, Qualitätsziele und konfigurieren diese. Als Zweites müssen Sie Bibliotheken
mit Vorlagen für Prozesskarten, Ishikawa-Diagramme, Laufdiagramme, usw. hinzufügen.
Drittens konfigurieren Sie Erinnerungen an Wiedervorlagendaten, Hervorhebung für
Stichtage und vieles mehr. 👉 Anleitung zur Einrichtung

weitere FAQ zu Qualitätsmanagement mit SharePoint

Dokumentenlenkung nach ISO 9001

Normenkonforme Lenkung dokumentierter Informationen ist mit SharePoint in Microsoft 365
denkbar einfach: z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer in Word-Dokumenten gleicht
das SharePoint QMS automatisch mit Dokumentbibliotheken ab. Es erinnert per E-Mail an die
Überprüfung von Arbeitsanweisungen (AA) und Prozessbeschreibungen – überfällige
Dokumente werden besonders hervorgehoben. Das Erstellen und Aktualisieren von
Dokumenten – falls angemessen – mit den neuen Genehmigungen für Dokumentbibliotheken
in Microsoft SharePoint . Änderungen werden mit der Versionsverwaltung überwacht. Der
Zugriff wird mit Microsoft 365-Gruppen und Cloud-Freigaben geregelt – auch mit PDF-Dateien.

SharePoint Bibliothek mit Genehmigungsstatus, Revisionsnummern und Überprüfungsdatum für QM-Dokumente
Abbildung - SharePoint QMS Bibliothek für die Lenkung dokumentierter Informationen

Prozessbeschreibungen

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie mit SharePoint und Copilot für Word effizient
eine Prozessbeschreibung in einer SharePoint-Dokumentbibliothek erstellen können.
Anhand eines praxisnahen Beispiels wird gezeigt, wie Sie Tätigkeiten schnell erfassen
und Ihre Prozesse strukturiert dokumentieren. Dies bildet die ideale Grundlage für eine
kontinuierliche Weiterentwicklung Ihrer Abläufe nach ISO 9001.

Ein SharePoint QMS mit Microsoft 365 von BLUESITE IT-Beratung enthält einen Leitfaden, der Sie bei der
Definition der Prozesse Ihres Qualitätsmanagementsystems unterstützt.

Screenshot zeigt einen vertikal geteilten Browser, linkes Drittel zeigt einen Leitfaden mit der Überschrift „Prozesse dokumentieren“, rechte zwei Drittel zeigen mehr als zehn aus Microsoft 365 in SharePoint QM-Systeme integrierte Vorlagen für Prozessbeschreibungen
Bildschirmfoto – Auswahl von optimierten Vorlagen für die Beschreibung von Prozessen im SharePoint QMS

siehe “Neue Dokumentbibliothek für Prozesse erstellen” 👉 Anleitung zur Einrichtung

Screenshot zeigt einen vertikal geteilten Browser, linkes Drittel zeigt einen Leitfaden mit der Überschrift „Prozesse dokumentieren“, rechte zwei Drittel zeigen das Beispiel eines Flussdiagramms eines Prozesses mit dem Titel „Entwicklung“ und die Tabelle mit den Schritten des Prozesses
Bildschirmfoto – Flussdiagramm Prozessbeschreibung im geteilten Bildschirm mit Anleitung Prozesse dokumentieren

Qualitätsmanagement-Maßnahmen

Ein SharePoint QMS in Microsoft 365 enthält eine zentrale Liste der Qualitätsmanagement-Maßnahmen. Diese Liste überwacht den Maßnahmenplan zur Einführung des Qualitätsmanagementsystems und/oder die Maßnahmen aus der Managementbewertung.

Ein Bildschirmfoto vom Juni 2025 des Microsoft Edge Webbrowsers, der die SharePoint Online-Webanwendung mit einer Microsoft Lists-Tabelle mit Titel „Maßnahmen“ zeigt, im horizontalen Navigationsmenü über der Tabelle und den Befehlen zur Tabelle ist der Menüpunkt „Maßnahmen“ unterstrichen, die Tabelle hat die Spalten „Maßnahme“, „Status“, „Beschreibung“, „Kategorie“ und „Bewertung“, es werden fünf Beispiele untereinander in der Tabelle angezeigt mit verschiedenem Status wie beispielsweise „Nicht begonnen“, „Erledigt“ oder „Verzug“ und verschiedenen Kategorien wie beispielsweise „Korrektur“, „Chance“ oder „Risiko“, der Status und die Kategorien sind jeweils eingerahmt mit abgerundete Ecken wie Pillen, in der Pille zu einer Kategorie wird ein passendes Symbol angezeigt, zum Beispiel ein Dreieck mit einem Ausrufezeichen bei der Kategorie „Risiko“, die Spalten „Beschreibung“ und „Bewertung“ enthalten mehrzeiligen Text
Bildschirmfoto – Qualitätsmanagement-Maßnahmenliste im SharePoint QMS, Juni 2025

Die Qualitätsmanagement-Maßnahmenliste ist eine Liste in der Microsoft Lists App in Microsoft 365, die in die SharePoint QMS Teamwebsite eingebunden ist.

Im November 2024 hat Microsoft SharePoint-Listen in SharePoint Online (SPO) mit der Microsoft Lists App aktualisiert. Die Qualitätsmanagement-Maßnahmenliste ist als SharePoint-Liste über den Menüpunkt „Maßnahmen“ in der horizontalen Navigation zugänglich. Ein Klick auf Symbol „Im immersiven Modus öffnen“ in der rechten oberen Ecke, wechselt in den immersiven Modus der Liste, d.h. die Liste wird als eigenständige Liste in der Microsoft Lists App angezeigt.

Die Microsoft Lists App ist seit Juli 2020 in Microsoft 365 verfügbar. Microsoft Lists ist aus den mehr als 20 Jahren Erfahrung mit SharePoint Listen entstanden und wird seitdem kontinuierlich weiterentwickelt.

Die Maßnahmenliste im Qualitätsmanagement enthält Spalten für Status, Beschreibung, Kategorie und Bewertung. Dies ermöglicht das Filtern von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen in einer CAPA-Ansicht sowie die Darstellung des Maßnahmenplans auf einem Kanban-Board. Basierend auf definierten Regeln werden Personen über Änderungen an Maßnahmen per E-Mail informiert (die bisherigen SharePoint-Benachrichtigungen werden im Juli 2026 eingestellt).

Umgang mit Risiken und Chancen

Die empfohlene SharePoint-Konfiguration macht es Ihnen leicht die geforderten Maßnahmen zum Umgang
mit Risiken zu planen (Absatz 6.1.2 ISO 9001:2015) und damit den Risikobasiertes Denken fördern.

Geteilter Bildschirm im Microsoft Edge Browser enthält links die SharePoint-Liste der Risiken & Chancen, rechts eine mit einem Risiko verbundene Maßnahme
Liste der Risiken & Chancen (links) und eine verbundene Maßnahme (rechts)

Die Verbindung der Risiken & Chancen mit den Maßnahmen richten Sie im Abschnitt
Liste für Risiken und Chancen erstellen der Anleitung zur Einrichtung ein.

Berichte für die Qualitätssicherung

Die Bibliothek für Berichte enthält u.a. Excel-Vorlagen zur Produktionsmenge, Qualitätskontrolle und Problemanalyse
von Microsoft (ISO 9001:2015, Abschnitt 8.5 „Produktion und Dienstleistungserbringung“).

Bildschirmfoto einer SharePoint Teamwebsite für Qualitätsmanagement zeigt eine Bibliothek mit Excel-Vorlagen für Diagramme zur Qualitätskontrolle, Problemanalyse und Beispielen wie das Ursache-Wirkungs-Diagramm
Screenshot – Berichtsbibliothek mit Dokument-Vorlagen für Kontrolle, Analyse und Verbesserung der Qualität

Kontext der Organisation

Externe und interne Themen

Mit einem SharePoint-Qualitätsmanagementsystem speichern Sie interne und externe Themen für den Kontext der Organisation in Microsoft Lists.

Bildschirmfoto des Microsoft 365 Online-Dienstes zeigt die Lists App mit einer Tabelle mit Spalten für den Titel des Themas, mit einer Text-Beschreibung der Auswirkung und bunten Kennzeichen mit Stichwörtern zum Filtern für fünf Beispiele im Jahr 2024 aktueller Themen des Kontext der Organisation deutscher Unternehmen in den Zeilen darunter
Bildschirmfoto - ISO 9001 Kontext der Organisation Beispiele von Themen für das Jahr 2024

👍 starten Sie mit Vorlage und Beispielen zum Kontext der Organisation, falls Sie noch keine Kontextanalyse für ISO 9001 durchgeführt haben

Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien

Zeigen Sie Ihren Umgang mit den Anliegen von Interessensgemeinschaften mit Listen direkt in den Kommunikationskanälen für die
Geschäftsleitung. Das macht Ihr Unternehmen agiler und bietet gleichzeitig Unterstützung für prozessorientiertes Arbeiten.

Abbildung zeigt einen Chatverlauf rechts am Rand zu einer SharePoint-Liste mit drei beispielhaften Erwartungen dreier interessierter Parteien zum Qualitätsmanagementsystem im Kanal der Geschäftsleitung in Microsofts Teams-Software
Abbildung - Unterhaltung im Teams-Kanal der Geschäftsleitung zu Erfordernissen und Erwartungen interessierter Parteien
Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und Leseprobe der 36-seitigen Anleitung zur Systemeinrichtung

SharePoint Qualitätsmanagement Anleitung zur Systemeinrichtung

Erstellen Sie mit dieser Anleitung Ihre Teamwebsite für Ihr Qualitätsmanagement! Fügen Sie
Listen für die Verwaltung des Kontexts, der Risiken, Maßnahmen und den Zielen richtig hinzu.
Konfigurieren Sie Bibliotheken zu Prozess-Dokumentation, Audit-Berichten und mehr...

nur 68,00 EUR

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zuletzt aktualisiert: 18. Juni 2025

Bewertungen (weitere Bewertungen)
5 Sterne am 11. August 2024

"Wirklich tolle Anleitung."

5 Sterne am 4. Juli 2024

"Es wird automatisch davon ausgegangen das man die Admin Rechte hat"

4 Sterne am 28. Mai 2024
4 Sterne am 29. April 2024

"Thank you for your effort for making this template! Now I have to learn to use it!"

5 Sterne am 17. April 2024

"gut aufbereitet, wenn die Umsetzung auch so gut klappt, wird es super!"

Antworten auf häufige Fragen zu Qualitätsmanagement mit SharePoint

Wie kann ein SharePoint-Qualitätsmanagementsystem die ISO 9001-Norm erfüllen?

ISO 9001 ist eine Sammlung von Anforderungen, die das Unternehmen erfüllen muss - nicht die Software oder der Cloud-basierte Dienst. Mit dem SharePoint Online Dienst und den Qualitätsmanagement-Anleitungen mit Vorlagen, erfüllen Unternehmen diese Anforderungen einfacher und schneller.

Wie richte ich eine SharePoint Teamwebsite für das Qualitätsmanagement ein?

Zuerst fügen Sie Listen für die Kernelemente laut ISO 9001 hinzu wie Themen, Risiken, Maßnahmen, Qualitätsziele und konfigurieren diese.
Als Zweites müssen Sie Bibliotheken mit Vorlagen für Prozesskarten, Ishikawa-Diagramme, Laufdiagramme, usw. hinzufügen.
Drittens konfigurieren Sie Erinnerungen an Wiedervorlagendaten, Hervorhebung für Stichtage und vieles mehr. 👉 Anleitung zur Einrichtung

Ist SharePoint nur für ISO 9001 oder auch für weitere Normen geeignet?

Nein. Ein SharePoint QM-System ist anwendbar für alle Normen nach gemeinsamer High Level Structure (HLS) ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 27001:2017, ISO 45001:2018 und ISO 50001:2018

Welche Struktur bzw. Informationsarchitektur hat das SharePoint-Qualitätsmanagementsystem?

Das SharePoint QMS aus der Einrichtungsanleitung besteht aus einer Teamwebsite mit mehreren Listen und Bibliotheken. Beim Dokumentieren von Prozessen mit Visio wird auch OneDrive verwendet und das Diagram anschließend zur Teamwebsite verschoben.

Wie werden Berechtigungen für die SharePoint QMS Teamwebsite vergeben?

Den SharePoint-Standgruppen werden die standardmäßigen Berechtigungsstufen zugewiesen: Mitglieder der Besitzer-Gruppe sind der Berechtigungsstufe Vollzugriff, Mitglieder der Besucher-Gruppe der Berechtigungsstufe Lesen und Mitglieder dürfen Mitwirken (bspw. Erstellen und Ändern). Die Aufnahme einer Person in die jeweilige Gruppe macht die Verwaltung der Berechtigungen einfach und nachvollziehbar.

Wie wird die Vertraulichkeit von Auditberichten und Korrekturmaßnahmen gewährleistet?

Dokumente zu Audits werden in der Berichte-Bibliothek gespeichert. Mitglieder der QMS Teamwebsite dürfen die Berichte erstellen. Alle Personen im Unternehmen dürfen die Berichte lesen. Wenn Ihre Organisationskultur oder Gesetze es erfordern den Zugriff auf Berichte einzuschränken, speichern Sie die Audit-Berichte in eine Bibliothek mit individuellen Berechtigungen und schränken Sie die Weitergabe der Dokumente ein.

Wie werden Dokumentvorlagen gelenkt?

Die Lenkung von Dokumenten beginnt beim SharePoint-Qualitätsmanagement nach Einrichtungsanleitung ab Erstellung des Dokuments (weitere Informationen siehe ISO 9001-Dokumentenlenkung mit Microsoft 365).

Wie sind die Systemanforderungen für Qualitätsmanagement mit SharePoint?

Systemvoraussetzungen: diese Konfiguration als Qualitätsmanagement-Software erfordert den Cloud-Dienst SharePoint von Microsoft. SharePoint ist enthalten in Microsoft 365 Business Basic/Standard/Premium oder einzeln als SharePoint Online Plan 1+2 erhältlich. Es wird kein weiteres Drittanbieter-Tool oder Add-On benötigt.

Wie richte ich mit SharePoint ein Managementsystem ein, das die Anforderungen der ISO 13485 erfüllt?

Einige Unternehmen die Medizinprodukte oder Dienstleistungen in den Zusammenhang anbieten verwenden SharePoint-Software oder Microsoft 365 Onlinedienste für ihr Managementsystem. Die SharePoint Qualitätsmanagement Einrichtungsanleitung ist ein guter Start. Jedoch enthält ISO 13485 über ISO 9001 hinausgehende regulatorische Anforderungen die weitere Schritte erfordern.