Bluesite IT-Beratung

SharePoint Qualitätsmanagement Microsoft 365

Upgraden Sie einfach Ihr SharePoint QMS mit Microsoft 365 zu einem
wirksamen Qualitätsmanagementsystem für ISO 9001 oder erstellen Sie
ein Neues mit diesen Funktionen

Wie richte ich eine SharePoint Teamwebsite für das Qualitätsmanagement ein?

Zuerst fügen Sie Listen für die Kernelemente laut ISO 9001 hinzu wie Themen, Risiken,
Maßnahmen, Qualitätsziele und konfigurieren diese. Als Zweites müssen Sie Bibliotheken
mit Vorlagen für Prozesskarten, Ishikawa-Diagramme, Laufdiagramme, usw. hinzufügen.
Drittens konfigurieren Sie Erinnerungen an Wiedervorlagendaten, Hervorhebung für
Stichtage und vieles mehr.

lesen Sie weitere Antworten auf häufige Fragen zu Qualitätsmanagement mit SharePoint

Dokumentenlenkung nach ISO 9001

Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen, Dokumentierte Information (ISO 9001:2015, Abs. 7.5)

Im SharePoint Qualitätsmanagementsystem finden Sie Ihre QM-Dokumente einfach mit der Microsoft 365-Suche. Dateinamen, Titel und Revisionsinformation aus den Dokumenten gleicht das SharePoint QMS mit den Bibliotheken ab, um Ihnen aktuelle Inhaltsverzeichnisse zu bieten. Per E-Mail und Hervorhebung erinnert es Sie zudem an die Aktualisierung bspw. Ihrer Verfahrens- und Arbeitsanweisungen. Sowohl beim Aktualisieren als auch beim neu Erstellen unterstützt das SharePoint QMS die Genehmigung von Dokumenten. Sämtliche Änderungen zeichnet das System im Versionsverlauf auf. Bei allen Zugriffen setzt das SharePoint QMS aus der Cloud Berechtigungen zum Schutz der Vertraulichkeit konsequent durch.

👉 weitere Informationen, Beispiele und Videos in den Artikeln
ISO 9001-Dokumentenlenkung mit Microsoft 365 und Revisionsnummern für QM-Dokument mit Word und SharePoint

SharePoint Bibliothek mit Genehmigungsstatus, Revisionsnummern und Überprüfungsdatum für QM-Dokumente
Abbildung - SharePoint QMS Bibliothek für die Lenkung dokumentierter Informationen

Umgang mit Risiken und Chancen

Die empfohlene SharePoint-Konfiguration macht es Ihnen leicht die geforderten Maßnahmen zum Umgang
mit Risiken zu planen (Absatz 6.1.2 ISO 9001:2015) und damit den Risikobasiertes Denken fördern.

Geteilter Bildschirm im Microsoft Edge Browser enthält links die SharePoint-Liste der Risiken & Chancen, rechts eine mit einem Risiko verbundene Maßnahme
Liste der Risiken & Chancen (links) und eine verbundene Maßnahme (rechts)

Die Verbindung der Risiken & Chancen mit den Maßnahmen richten Sie im Abschnitt
Liste für Risiken und Chancen erstellen der Anleitung zur Systemeinrichtung ein.

Prozessbibliothek mit Ablaufdiagrammen

Erstellen Sie in Excel eine Tabelle mit den einzelnen Schritten und Verbindungstypen und -formen Ihres Prozesses.
Verbinden Sie die Schritte mit den Nummern der Prozess-Schritte. Daraus entsteht mit nur einem Klick ein Ablaufdiagramm Ihres Prozesses.

Diese tiefgreifende Integration in Microsoft Office, SharePoint und Excel unterstützt Mitarbeiter qualitäts- und
prozessorientierter zu arbeiten als Andere, die eine spezielle ISO 9001-Software verwenden.

SharePoint Online-Dienst mit drei beispielhaften Prozess-Dokumentationen und darunter eine Liste von Diagrammen für Geschäftsprozesse mit Revision und verantwortlicher Person
Bibliothek in SharePoint für die Prozesse des QMSs

Für die Prozessbeschreibung bietet Microsoft Vorlagen in Word, Excel und PowerPoint.
Wie finden Sie Flussdiagramm-Excel-Vorlagen für die Prozessdokumentation?

Bildschirmfoto des SharePoint Online-Dienst von Microsoft im Web-Browser mit einer Liste beispielhafter Maßnahmen für Qualitätsmanagement, jeweils zusammengefasst nach Status Erledigt, In Bearbeitung oder Nicht begonnen
Screenshot – Maßnahmen zum Qualitätsmanagement Status-gruppiert im SharePoint QMS
Bildschirmfoto des SharePoint Online-Dienst von Microsoft im Web-Browser mit einer Liste von Maßnahmen für Qualitätsmanagement, gefiltert nach den Kategorien Verbesserung und Korrektur
Screenshot – Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA) gefiltert im SharePoint QMS

Maßnahmenliste / Maßnahmenplan

Eine benutzerdefinierte SharePoint-Liste ist der zentrale und sichere Ort, um Maßnahmen für die Fortlaufende Verbesserung (KVP) des Qualitätsmanagementsystems zu planen und deren Status zu festzuhalten.

Zur Dokumentation – bspw. bei Nichtkonformität – können Sie geplante Maßnahmen verschiedenen Kategorien zuordnen und nach Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA) filtern. Sie können dort auch den aktuellen Status jeder Maßnahme aufzeichnen und die Funktionsweise Ihres Qualitätsmanagementsystems überwachen (siehe ISO 9001:2015, Abschnitt 8). So können Sie beispielsweise den Fortschritt geplanter Korrekturmaßnahmen verfolgen und sich einen Überblick über den Status und die Leistung Ihres QMS verschaffen.

👉 Die Schritte zur Konfiguration dieser Funktion finden Sie in der Einrichtungsanleitung im Abschnitt "Liste für Maßnahmen erstellen".

Kontext der Organisation

Externe und interne Themen

Mit einem SharePoint-Qualitätsmanagementsystem speichern Sie interne und externe Themen für den Kontext der Organisation in Microsoft Lists.

Bildschirmfoto des Microsoft 365 Online-Dienstes zeigt die Lists App mit einer Tabelle mit Spalten für den Titel des Themas, mit einer Text-Beschreibung der Auswirkung und bunten Kennzeichen mit Stichwörtern zum Filtern für fünf Beispiele im Jahr 2024 aktueller Themen des Kontext der Organisation deutscher Unternehmen in den Zeilen darunter
Bildschirmfoto - ISO 9001 Kontext der Organisation Beispiele von Themen für das Jahr 2024

👍 starten Sie mit Vorlage und Beispielen zum Kontext der Organisation, falls Sie noch keine Kontextanalyse für ISO 9001 durchgeführt haben

Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien

Zeigen Sie Ihren Umgang mit den Anliegen von Interessensgemeinschaften mit Listen direkt in den Kommunikationskanälen für die
Geschäftsleitung. Das macht Ihr Unternehmen agiler und bietet gleichzeitig Unterstützung für prozessorientiertes Arbeiten.

Abbildung zeigt einen Chatverlauf rechts am Rand zu einer SharePoint-Liste mit drei beispielhaften Erwartungen dreier interessierter Parteien zum Qualitätsmanagementsystem im Kanal der Geschäftsleitung in Microsofts Teams-Software
Abbildung - Unterhaltung im Teams-Kanal der Geschäftsleitung zu Erfordernissen und Erwartungen interessierter Parteien

Erweiterbare Dokumentenmanagement-Bibliothek

Bibliothek für Berichte mit einfachen Vorlagen für Systemänderungen und Ihre QMS Bereichsdefinition.
Mit Funktionen zur Dokumentenverwaltung wie Versionskontrolle ist dies der beste Ort für Audit-Dokumentation
oder Berichte zur Management Bewertung. Arbeiten Sie hier mit Vorlagen an aktuellen Auditberichten oder
Managementbewertungen. Ziehen Sie einfach per Drag-and-drop wichtige Dateien ins Archiv, Kundenfeedback-
Analysen, Compliance Berichte interessierter Parteien, Lieferantenbewertungen, etc.

Document library on a SharePoint team site with simple templates for ISO 9001 system changes and scope definitio (ENGLISH)n

Bewertung der Leistung und Verbesserung

Berichte für Bewertung und Analyse

Berichtsbibliothek mit Vorlagen von Microsoft für die Überwachung, Messung, Analyse
und Bewertung (ISO 9001:2015, Abschnitt 9) zur Unterstützung der fortlaufenden Verbesserung (ISO 9001:2015, Abschnitt 10).

Microsoft-Vorlagen: Laufdiagramm, Kontrolldiagramm, Produktionsfehler, Problemanalyse,
Ursache und Wirkung (Ishikawa Diagramm) und Baumdiagramm

Microsoft templates for evaluation and analyze of quality systems in a SharePoint document library
Abbildung - Microsoft Vorlagen für das Qualitätsmanagement in einer SharePoint Bibliothek

Antworten auf häufige Fragen zu Qualitätsmanagement mit SharePoint

Wie kann ein SharePoint-Qualitätsmanagementsystem die ISO 9001-Norm erfüllen?

ISO 9001 ist eine Sammlung von Anforderungen, die das Unternehmen erfüllen muss - nicht die Software oder der Cloud-basierte Dienst. Mit dem SharePoint Online Dienst und den Qualitätsmanagement-Anleitungen mit Vorlagen, erfüllen Unternehmen diese Anforderungen einfacher und schneller.

Wie richte ich eine SharePoint Teamwebsite für das Qualitätsmanagement ein?

Zuerst fügen Sie Listen für die Kernelemente laut ISO 9001 hinzu wie Themen, Risiken, Maßnahmen, Qualitätsziele und konfigurieren diese.
Als Zweites müssen Sie Bibliotheken mit Vorlagen für Prozesskarten, Ishikawa-Diagramme, Laufdiagramme, usw. hinzufügen.
Drittens konfigurieren Sie Erinnerungen an Wiedervorlagendaten, Hervorhebung für Stichtage und vieles mehr.

Document template for ISO 9001 Quality management system scope in a SharePoint Document library

SharePoint Qualitätsmanagement Anleitung zur Systemeinrichtung

Erstellen Sie mit dieser Anleitung Ihre Teamwebsite für das Qualitätsmanagement! Fügen Sie
Listen für die Verwaltung des Kontext, der Risiken, Maßnahmen und den Zielen richtig hinzu.
Konfigurieren Sie Bibliotheken zu Prozess-Dokumentation, Audit-Berichten und mehr.

nur 59,50 EUR

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zuletzt aktualisiert: 20. März 2024

Bewertungen (weitere Bewertungen)
am 10. Januar 2024

am 24. Oktober 2023

"It would be good to have information on other processes"


am 24. Oktober 2023

am 15. Oktober 2023

"Your instructions were very detailed and easy to understand. Keep up your very good work."


am 25. September 2023

"Ich brauche eine Anleitung wie ich die Erstellte Seite jetzt benutze."

Ist SharePoint nur für ISO 9001 oder auch für weitere Normen geeignet?

Anwendbar für alle Normen nach gemeinsamer High Level Structure (HLS) ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 27001:2017, ISO 45001:2018 und ISO 50001:2018

Welche Struktur bzw. Informationsarchitektur hat das SharePoint-Qualitätsmanagementsystem?

Das SharePoint QMS aus der Einrichtungsanleitung besteht aus einer Teamwebsite mit mehreren Listen und Bibliotheken. Beim Dokumentieren von Prozessen mit Visio wird auch OneDrive verwendet und das Diagram anschließend zur Teamwebsite verschoben.

Wie werden Berechtigungen für die SharePoint QMS Teamwebsite vergeben?

Den SharePoint-Standgruppen werden die standardmäßigen Berechtigungsstufen zugewiesen: Mitglieder der Besitzer-Gruppe sind der Berechtigungsstufe Vollzugriff, Mitglieder der Besucher-Gruppe der Berechtigungsstufe Lesen und Mitglieder dürfen Mitwirken (bspw. Erstellen und Ändern). Die Aufnahme einer Person in die jeweilige Gruppe macht die Verwaltung der Berechtigungen einfach und nachvollziehbar.

Wie wird die Vertraulichkeit von Auditberichten und Korrekturmaßnahmen gewährleistet?

Dokumente zu Audits werden in der Berichte-Bibliothek gespeichert. Mitglieder der QMS Teamwebsite dürfen die Berichte erstellen. Alle Personen im Unternehmen dürfen die Berichte lesen. Wenn Ihre Organisationskultur oder Gesetze es erfordern den Zugriff auf Berichte einzuschränken, speichern Sie die Audit-Berichte in eine Bibliothek mit individuellen Berechtigungen und schränken Sie die Weitergabe der Dokumente ein.

Wie werden Dokumentvorlagen gelenkt?

Die Lenkung von Dokumenten beginnt beim SharePoint-Qualitätsmanagement nach Einrichtungsanleitung ab Erstellung des Dokuments (weitere Informationen siehe ISO 9001-Dokumentenlenkung mit Microsoft 365).

Wie sind die Systemanforderungen für Qualitätsmanagement mit SharePoint?

Systemvoraussetzungen: diese Konfiguration als Qualitätsmanagement-Software erfordert den Cloud-Dienst SharePoint von Microsoft. SharePoint ist enthalten in Microsoft 365 Business Basic/Standard/Premium oder einzeln als SharePoint Online Plan 1+2 erhältlich. Es wird kein weiteres Drittanbieter-Tool oder Add-On benötigt.

Wie richte ich mit SharePoint ein Managementsystem ein, das die Anforderungen der ISO 13485 erfüllt?

Einige Unternehmen die Medizinprodukte oder Dienstleistungen in den Zusammenhang anbieten verwenden SharePoint-Software oder Microsoft 365 Onlinedienste für ihr Managementsystem. Die SharePoint Qualitätsmanagement Einrichtungsanleitung ist ein guter Start. Jedoch enthält ISO 13485 über ISO 9001 hinausgehende regulatorische Anforderungen die weitere Schritte erfordern.