ISO 9001 Qualitätsmanagement mit SharePoint Online in Microsoft 365
Nutzen Sie SharePoint, um Ihr Qualitätsmanagement zu verbessern. Mit einem
Microsoft 365-Abonnement können Unternehmen SharePoint Online verwenden, um
ein modernes und effektives ISO 9001-Qualitätsmanagementsystem einzurichten.
- ISO 9001-Dokumentenlenkung
- KI zur Unterstützung der Dokumentation
- Prozessbeschreibungen
- Qualitätsmanagement-Maßnahmen
- Qualitätsziele überwachen
- Umgang mit Risiken und Chancen
- Berichte für die Qualitätssicherung
- Kontext der Organisation
- SharePoint QMS in Teams integrieren
- KI-Agent für Standards und Normen
- Häufig gestellte Fragen
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Dokumentensteuerung (ISO 9001-Dokumentenlenkung)
Microsoft 365-Abonnenten können Tausende von Qualitätsmanagement-Dokumenten im mehr als 1 TB umfassenden Speicherplatz des SharePoint Online-Dienst speichern. Die Funktionen zur Steuerung der Dokumentation und der Aufbewahrung der Aufzeichnungen sind in Dokumentbibliotheken.
Bibliotheken und Ordner für Struktur und Organisation
Die SharePoint-Teamwebsite für das Qualitätsmanagement enthält vier vorkonfigurierte Dokumentbibliotheken:
- Dokumente, eine Bibliothek für Arbeitsdokumente mit automatischer Versionskontrolle der zum Beispiel Vorlagen zur Präsentation von Prozessabläufen hinzugefügt sind. Hier werden auch Dokumente der verbundenen Microsoft 365 Dienste wie Anlagen zu E-Mails an die Qualitätsmanagementgruppe oder Dateien aus Microsoft Teams Unterhaltungen gespeichert.
- Prozesse ist das gepflegte Verzeichnis der Unternehmensprozesse mit strikter Dokumentenlenkung/-kontrolle. Es ist der Speicherort für die Nachweise zu den Anforderungen im Abschnitt 4.4 („Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse“) der ISO 9001:2015.
- Produktion/Entwicklung/Dienstleistung/Beratung - Name je nach Art Ihres Unternehmens. Der Ablageort für Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Checklisten, die Sie zur Steuerung Ihrer Produktion oder Ihrer Dienstleistungserbringung benötigen (Nachweise für Anforderungen im Abschnitt 8.5.1 der ISO 9001:2015). Hier speichern Sie alles, was benötigt wird, damit Ihre Leistungen und Produkte so produziert werden, dass sie den Anforderungen entsprechen. Eine Dokumentvorlage für einfache Arbeitsanweisungen ist hinterlegt.
- Berichte enthält Aufzeichnungen und Zusammenfassung der Produktionsergebnisse wie beispielsweise Analysen, Auswertungen, Umfrageergebnisse, Auditberichte, Protokolle zur Managementbewertung. Es sind Vorlagen zur Definition des Anwendungsbereichs, zur Aufzeichnung von Systemänderungen und mehrere Excel-Vorlagen für Statistiken zur Produktion integriert.
Dokumentbibliotheken sind eine Art Online-Festplatte in SharePoint, mit der Sie Dokumente in der Cloud speichern, organisieren und verwalten können. Bibliotheken können Ordner enthalten, um Ihre Dokumente zu strukturieren.
Beispielsweise können Sie verschiedene Bereiche in der Produktion mit Ordnern in der Bibliothek für die Produktion abbilden. In der Berichte-Bibliothek können Sie Auditberichte, Systemänderungen und Protokolle zur Managementbewertung in verschiedene Ordern speichern.
Jede Dokumentbibliothek für Qualitätsmanagement mit SharePoint in Microsoft 365 wird derart konfiguriert, dass sie die Anforderungen im Abschnitt 7.5.2 "Erstellen und Aktualisieren" und Abschnitt 7.5.3 "Lenkung dokumentierter Informationen" der ISO 9001:2015 unterstützt mit Funktionen, wie z. B. Versionskontrolle, Berechtigungen und Unterstützung für zeitgleiches Arbeiten an Dokumenten.
Regelwerk zur Aufrechterhaltung der Dokumentation
Normenkonforme Dokumente zu erstellen ist mit SharePoint in Microsoft 365 denkbar einfach: Titel, Überprüfungsdatum, Zuständigkeit und Kennzeichnung werden in Word-Dokumenten automatisch mit SharePoint-Dokumentbibliotheken abgeglichen. SharePoint Online unterstützt die Steuerung von Dokumentation mit Regeln. Zuständige Personen werden per E-Mail an die Überprüfung von Arbeitsanweisungen (AA) und Prozessbeschreibungen erinnert. Überfällige Dokumente werden von SharePoint besonders hervorgehoben (im Bildschirmfoto rot). Das alles ohne zusätzliche Add-Ons oder Drittanbieter-Tools. Einfach nur richtig konfiguriert mit der geprüften Einrichtungsanleitung. Ein Beispiel zur richtigen Einrichtung sind die vier grundlegenden Regeln für QM-Dokumentation zur Benachrichtigung im folgenden Bildschirmfoto.
Historie der Änderungen an QM-Dokumentation
Die automatische Versionsverwaltung in SharePoint Online zeichnet stündlich, täglich und wöchentlich Änderungen an Dokumenten auf und speichert bis zu 500 Überarbeitungen im Versionsverlauf. Mit dem automatischen Versionszeitlimit nutzen Sie über Jahre hinweg den Speicherplatz in der Cloud effizient und haben dennoch kürzliche Änderungen noch im Blick.
Zugriffsrechte mit Gruppen oder für Externe steuern
Berechtigungen in den SharePoint-Dokumentbibliotheken der Qualitätsmanagement-Teamwebsite stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer Dokumente anzeigen und bearbeiten können, wodurch die Anforderungen der ISO 9001:2015 Abschnitt 7.5.3 erfüllt und der Zugriff auf betriebsinterne Informationen eingeschränkt wird. Berechtigungen können für Verzeichnisdienst- und Microsoft 365-Gruppen, oder auch einzelne Benutzerkonten konfiguriert werden. Wenn Sie z. B. einer externen Auditorin Zugriff gewähren müssen, können Sie einen Dateifreigabelink mit den Berechtigungen „schreibgeschützt“ und „nicht herunterladenden“ für ausgewählte Berichte weiterleiten.
Qualitätsmanagement-Dokumente im Lesemodus
Der eingeschränkte Lesemodus in Microsoft Word für Windows, Mac und in der Webbrowser-Version stellt sicher, dass genehmigte Dokumente nicht versehentlich geändert werden können. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, genehmigte Dokumente in PDF zu konvertieren, was Ihre Arbeit im Qualitätsmanagement effizienter gestaltet.
Integrierte Qualitätsmanagement-Dokumentvorlagen
Die Dokumentbibliotheken des SharePoint für Qualitätsmanagement enthalten eine Auswahl an Dokumentvorlagen, die Dokumentation und das Arbeiten im Qualitätsmanagement unterstützen. Die Vorlagen stammen teils von BLUESITE IT-Beratung (Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisung, Systemänderung, …) und teils sind es Vorlagen von Microsoft. Eigene Vorlagen können einfach hinzugefügt werden - siehe Bildschirmfoto Menüpunkt + Vorlage hinzufügen.
Genehmigungen für Dokumentation
Die Bibliotheken der SharePoint Qualitätsmanagement-Website unterstützen die geprüfte Freigabe von Dokumenten mit modernen Genehmigungen.
Dafür wird eine Spalte mit dem Status der Genehmigung aus dem verbunden Microsoft Power Automate-Dienst hinzugefügt (Menübefehl „Integrieren“, „Genehmigungen“). Personen werden mit Teams-Benachrichtigungen über Aufforderungen zur Genehmigung informiert. Der Verlauf der Genehmigung ist die Power Automate gespeichert. Damit sind Freigaben nachvollziehbar dokumentiert.
Hintergrundwissen zum besseren Verständnis
Bei Microsoft-Dateiservern wird die Funktion „Freigabe“ verwendet, um Personen den Zugriff auf Informationen in Unternehmensnetzwerken zu erlauben. Im Qualitätsmanagement hingegen steht der Begriff „Freigabe“ für die inhaltliche Prüfung und formale Genehmigung von Dokumenten.
KI zur Unterstützung der Dokumentation
Copilot-Aktionen für das Aktualisieren Ihrer QM-Dokumentation
Um die Pflege und Aktualisierung der Dokumente des Qualitätsmanagementsystems zu erleichtern, können Mitarbeitende mit zugeordneter Copilot Add-On Lizenz direkt auf KI-gestützte Aktionen in den Dokumentbibliotheken zugreifen.
Ein konkretes Anwendungsbeispiel ist das Generieren von Vorschlägen für häufig gestellte Fragen (FAQ) zu einer Arbeitsanweisung in der Produktion. Mit wenigen Klicks erhalten Sie eine automatisch erstellte Liste, die als Grundlage für die Kommunikation und Schulung dienen kann.
Die integrierte Copilot-Funktion zum Erstellen von FAQs bietet Ihnen eine vorgeschlagene Liste häufig gestellter Fragen zu einer Arbeitsanweisung, die direkt kopiert und weiterverarbeitet werden kann. Bitte beachten Sie, dass KI-generierte Inhalte einer sorgfältigen Prüfung unterzogen werden sollten, da sie Fehler enthalten können.
Video der KI-Aktionen für Dokumentation
Copilot-Aktionen für Qualitätsmanagement-Dokumente in SharePoint
Prozessbeschreibungen
Die SharePoint-Qualitätsmanagement-Teamwebsite enthält eine Bibliothek mit dem Namen "Prozesse", die zum Speichern von Prozessbeschreibungen dient. Sie können entweder Ihre aktuellen Prozessbeschreibungen hochladen oder neue erstellen. Hierfür stehen Ihnen integrierte Vorlagen oder Microsoft Copilot zur Verfügung. Copilot ist die Künstliche Intelligenz in Microsoft 365, mit der Sie Entwürfe von Prozessbeschreibungen generieren lassen können.
Vorlagen zur Dokumentation der Prozesse
Es stehen Ihnen zwei Microsoft Excel-Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie die Prozessschritte Zeile-für-Zeile dokumentieren können und eine Excel-Vorlage mit Formen für Flussdiagramme. Alternativ können Sie Prozessflussdiagramme auch mit Visio Online in Ihrem Browser erstellen.
Zudem wird eine Word-Dokumentvorlage für einfache Prozessbeschreibungen nach Einleitung der ISO 9001:2015, Abschnitt 0.3 "Prozessorientierter Ansatz " bereitgestellt. Diese Vorlage unterstützt Sie die Anforderungen einer ISO 9001-Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagementsystems zu erfüllen.
Alle Prozesse in der Bibliothek "Prozesse" verwenden die automatische Dokumentensteuerung mit SharePoint um Sie dabei zu unterstützen, Prozessbeschreibungen auf dem aktuellen Stand zu halten. Beispielsweise werden Prozessbeschreibungen mit überschrittenen Überprüfungsdatum hervorgehoben und E-Mails an die Zuständigen gesendet.
Video zu Prozessbeschreibungen mit KI generieren
Einfache Prozessbeschreibungen mit Microsoft 365
Qualitätsmanagement-Maßnahmen
Die SharePoint Qualitätsmanagement-Teamwebsite von BLUESITE IT-Beratung enthält ein zentrales Board zur Verwaltung der Qualitätsmanagement-Maßnahmen. Das Board unterstützt Sie bei der Überwachung des Maßnahmenplans zur Einführung des Qualitätsmanagementsystems, der Maßnahmen aus der Managementbewertung und auch zu Maßnahmen aus internen Audits oder des ISO 9001-Zertifizierungsaudits.
Das Board basiert auf einer maßgeschneiderten Liste mit allen ISO 9001:2015-Kategorien. Im Statusfeld kennzeichnen Sie den Fortschritt mit allgemein verbreiteten Begriffen (die Begriffe wurden mit Künstlicher Intelligenz aus öffentlich zugänglichen Quellen generiert und von menschlichen Experten überprüft). Neben dem Feld für die genaue Beschreibung der Maßnahmen enthält die Liste auch die Spalte Bewertung, in der Sie die Kriterien einer erfolgreichen Umsetzung schreiben und eine Kommentarfunktion.
Benachrichtigungen zu Maßnahmen
Für die Liste sind Regeln zur E-Mail-Benachrichtigung konfiguriert, die ausgelöst werden, wenn beispielsweise eine Maßnahme gelöscht werden sollte. Darüber hinaus ist die Maßnahmenliste vollständig filter- und sortierbar, wie eine Tabelle in Excel. Status- und Kategorienfelder bieten farbige Auswahlbeschriftungen (die Form ähnelt der von Tabletten und Pillen). Damit bieten Sie eine moderne Ansicht das Qualitätsmanagement und erhöhen die Akzeptanz.
Maßnahmenverwaltung als eigene App
Die Maßnahmenliste der SharePoint Qualitätsmanagement-Teamwebsite ist eine Liste in der Microsoft Lists App in Microsoft 365, die in die SharePoint QMS Teamwebsite eingebunden ist. Die Liste ist als SharePoint-Liste über den Menüpunkt Maßnahmen in der horizontalen Navigation zugänglich. Ein Klick auf 
in der rechten oberen Ecke, wechselt in den immersiven Modus der Liste, d.h. die Liste wird als eigenständige Liste in der Microsoft Lists App angezeigt.
Als Listen-App können Sie die Maßnahmenliste an Ihre Windows-Taskleiste anheften und bei der Anmeldung automatisch starten lassen. Dies hilft Ihnen, über offene Maßnahmen auf dem Laufenden zu bleiben. Diese Funktion steht auch unter MacOS und Linux zur Verfügung.
Qualitätsziele überwachen
Die SharePoint Qualitätsmanagement-Lösung von BLUESITE IT-Beratung enthält die nach S.M.A.R.T. Citeria benutzerdefinierte Liste für Qualitätsziele. S.M.A.R.T. Citeria (englisch) für Ziele steht im Deutschen für spezifisch, messbar, erreichbar, angemessen und terminiert. Die Liste enthält Spalten mit erforderlichen Werten, um bei der Festlegung von Zielen gemäß den Anforderungen der ISO 9001 im Abschnitt 6.2 zu unterstützen.
Qualitätsziele können auch anderen Personen als der mit dem Qualitätsmanagement beauftrage, zugewiesen werden. Die zugeordnete Person erhält automatisch E-Mails vor Ablauf der Frist für den Stichtag des Qualitätsziels. Ein Ziel kann mit einer oder mehreren Maßnahmen verknüpft werden, um deren Beziehung zu dokumentieren und Erreichbarkeit des Ziels zu belegen.
Webparts auf der Startseite
Die Qualitätsziele-Liste ist - wie die Maßnahmenliste auch - mit einem Webpart der Startseite der Teamwebsite des neuen SharePoint-Qualitätsmanagements hinzugefügt und kann leicht über die Websitenavigation gefunden werden. Wenn Sie die SharePoint-Liste in den immersiven Modus wechseln, können Sie sie als App an die Windows-Taskleiste anheften und bei Ihrer Anmeldung an Ihrem Computer automatisch starten. Die Liste lässt sich einfach nach Excel exportieren und darüber als Tabelle in einem Managementbericht einfügen.
Umgang mit Risiken und Chancen
Die Liste aller Risiken und Chancen der SharePoint-Qualitätsmanagement-Website von BLUESITE IT-Beratung dient zum Dokumentieren von Szenarien im Zusammenhang mit potenziellen Risiken oder möglichen Chancen. Für Risiken ist es notwendig, Maßnahmen zur Minderung dieser Risiken zu verknüpfen (Präventivmaßnahmen). Mit der Verknüpfung von Risiken und entsprechenden Maßnahmen stellen Sie die Einhaltung von ISO 9001:2015 Abschnitt 6.1 "Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen" sicher.
Geben Sie ebenso beim Dokumentieren einer Chance einen entsprechenden Titel in das Feld Risiko oder Chance ein und beschreiben Sie detailliert das Szenario. Verknüpfen Sie Maßnahmen, die beschreiben, wie die Chance genutzt wird.
Die Liste Risiken / Chancen wird nicht auf der Startseite der Website des neuen SharePoint-Qualitätsmanagements angezeigt, da sie für die täglichen Aktivitäten nicht erforderlich ist. Risiken und Chancen werden meist in Verbindung mit der Managementbewertung dokumentiert und mit entsprechenden Maßnahmen verbunden.
Berichte für die Qualitätssicherung
Der Bibliothek für Berichte sind u.a. Excel-Vorlagen zur Produktionsmenge, Qualitätskontrolle und Problemanalyse von Microsoft zugeordnet. Dort werden Auditberichte und Aufzeichnung zur Bewertung der Leistungen und Produktion in verschiedenen Ordnern gespeichert (ISO 9001:2015, Abschnitt 8.5 „Produktion und Dienstleistungserbringung“).
Beispiele zu Aufzeichnungen in der Berichtsbibliothek
- Definition des Anwendungsbereichs des Qualitätsmanagements
- Aufzeichnungen zu Systemänderungen
- Protokolle für Managementbewertungen
- Berichte zu internen Audits
- Berichte zu ISO 9001-Zertifizierungsaudits
- Berichte zu den Berechtigungen an Externe
Kontext der Organisation
Die Anforderungen, Erwartungen, Themen und die Definition des Wirkungsbereiches des Qualitätsmanagementsystems werden in der neuen SharePoint Qualitätsmanagement-Lösung der BLUESITE IT-Beratung in Listen und einem Word-Dokument gespeichert.
Externe und interne Themen
Die Themen-Liste im neuen SharePoint Qualitätsmanagement wurde entwickelt, um Ihre STEP-Analyse (auch bekannt als PEST-Analyse) in allen gängigen Varianten zu unterstützen. Sie verfügt über eine Spalte, die mit den Faktoren aus den Anmerkungen der ISO 9001:2015 Abschnitt 4.1 zum Verstehen der Organisation und ihres Kontextes vorkonfiguriert ist, und eine Spalte, in dem Sie die Auswirkungen des jeweiligen Themas auf Ihr Unternehmen beschreiben. Die Anleitung zur Systemeinrichtung beschreibt Schritt-für-Schritt wie Sie Beispieldaten importieren können.
Sie können die Liste der externen und internen Themen ganz einfach nach Excel exportieren, um sie in ein Word-Dokument für einen Bericht über Ihre jährliche Managementbewertung einzufügen. Auf die Themenliste kann über das Navigationsmenü der Teamwebsite zugegriffen werden.
Kurzvideo zu KI in Microsoft 365
Recherche Agent von M365 Copilot bei der Kontextanalyse ISO 9001
Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien
In der benutzerdefinierten Anforderungsliste der Qualitätsmanagement-Website erfassen Sie die Erfordernisse und Erwartungen der interessierten Parteien zur Erfüllung der Anforderungen im Abschnitt 4.2 der ISO 9001:2015.
Sie können jedes Erfordernis, jede Erwartung einzeln hinzufügen und aus einer Auswahl gemeinsamer, vordefinierter Stakeholder auswählen oder bei Bedarf neue interessierte Parteien (Stakeholder) hinzufügen.
Vorlage für die Definition des Geltungsbereichs
In der Berichte-Bibliothek der Teamwebsite des SharePoint-Qualitätsmanagementteams ist eine Word-Dokumentvorlage enthalten, die es Ihnen erleichtert, den Umfang oder Wirkungsbereich (englisch Scope) Ihres Qualitätsmanagementsystems (QMS) zu festzulegen. Eine dokumentierte Definition des Geltungsbereichs ist gemäß ISO 9001:2015 Abschnitt 4.3 "Festlegen des Anwendungsbereichs des Qualitätsmanagementsystems" für jede Zertifizierung nach ISO 9001:2015 erforderlich.
SharePoint QMS in Teams integrieren
Listen und Bibliotheken des neuen SharePoint Qualitätsmanagements lassen sich einfach als Register Teams hinzufügen. Diese Integration ermöglicht es beispielsweise eine Managementbewertung auch Online durchzuführen oder zumindest vorzubereiten.
KI-Agent für Standards und Normen
Kunden mit Microsoft 365 Copilot Add-On oder nutzungsbasierter Bezahlung für Microsoft 365 Copilot-Dienste können einen KI-Assistenten („Copilot Agent“) verwenden, um Fragen zur ISO 9001-Norm in natürlicher Sprache zu beantworten. Um dies zu ermöglichen, laden Sie den Normentext als PDF in die dafür vorgesehene Dokumentbibliothek hoch. Bitte beachten Sie, dass Sie für diese Normentexte möglicherweise Netzwerklizenzen der DIN-Media benötigen.
Hinweis: Die von Microsoft 365 Copilot generierten Antworten basieren auf automatisierter Verarbeitung natürlicher Sprache und stellen keine inhaltlich geprüfte Aussage dar. Die Copilot-Software verfügt nicht über ein tatsächliches Verständnis des Inhalts der Norm. Daher können die vom Copilot-Agenten bereitgestellten Aussagen unzutreffend sein und sollten von einer fachkundigen Person mit Kenntnissen im Bereich Qualitätsmanagementnormen sorgfältig überprüft werden. KI-generierte Inhalte ersetzen nicht die fundierte fachliche Validierung. Es wird empfohlen, diese Informationen stets kritisch zu prüfen.
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"[...] Mir fehlt noch eine Anleitung zur Dokumentenlenkung mit Formularfeldern. [...]"
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"Wirklich tolle Anleitung."
Belfa AG
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4. Juli 2024
"Es wird automatisch davon ausgegangen das man die Admin Rechte hat"
Häufig gestellte Fragen zum Qualitätsmanagement mit SharePoint
Wie sind die technischen Systemanforderungen für Qualitätsmanagement mit SharePoint?
Das SharePoint-Qualitätsmanagement von BLUESITE IT-Beratung erfordert SharePoint Online – einen Cloud-Dienst aus der öffentlichen, weltweiten Cloud von Microsoft. Daher benötigen alle Personen einen Computer mit einem modernen Browser (Apple Safari, Google Chrome, Microsoft Edge oder Mozilla Firefox) und Internetzugang. Zum Anpassen von Dokumentvorlagen benötigen Sie einen Windows-Computer mit den Microsoft 365 Apps (Excel, PowerPoint und Word). Zum Erstellen von Dokumentationen und Aufzeichnungen können Sie Excel, PowerPoint und Word auf MacOS oder Excel, PowerPoint und Word für das Web im Browser verwenden. Sie können mit dem Browser auf Android, Linux, MacOS und Windows arbeiten.
Welche Lizenzierung wird für die SharePoint Qualitätsmanagement-Website benötigt?
Alle Personen im Unternehmen für das Qualitätsmanagementsystem benötigen eine Microsoft 365 Lizenz (Business Basic, Standard, Premium). Microsoft 365 Copilot Add-On (Copilot Premium) ist nicht erforderlich. Sie benötigen einen Windows-Computer und eine Microsoft Business Standard-Lizenz oder höher zum Anpassen der Dokumentvorlagen (erfordert Microsoft 365 Desktop Apps). Externe Personen (beispielsweise Auditorinnen mit temporärem Zugriff auf Berichte) benötigen keine zusätzliche Lizenz.
Funktioniert die SharePoint Qualitätsmanagement-Website auch mit Business Premium?
Ja, die SharePoint Qualitätsmanagement-Website von BLUESITE IT-Beratung funktioniert mit Microsoft 365 Premium-Lizenzen. Die zusätzlichen Möglichkeiten von M365 Premium im Vergleich zu M365 Standard (Geräteverwaltung und Dokumentenschutz) werden bislang nicht verwendet.
Wie ist vorgesehen, dass Dokumente freigegeben oder genehmigt werden?
Das SharePoint-Qualitätsmanagement von BLUESITE IT-Beratung richtet sich an Unternehmen, die ein Qualitätsmanagementsystem gemäß den Anforderungen der ISO 9001 aufrechterhalten möchten. Anders als beispielsweise die ISO 13485 erfordert ISO 9001 keine formale Genehmigung für Dokumentation. Dennoch sind Freigaben oder Genehmigungen einfach über den Menübefehl „Integrieren“, „Genehmigungen“ einzurichten.
Wie kann ein SharePoint-Qualitätsmanagementsystem die ISO 9001-Norm erfüllen?
ISO 9001 ist eine Sammlung von Anforderungen, die Ihr Unternehmen erfüllen muss - nicht die Software oder der Cloud-Dienst. Die SharePoint-Qualitätsmanagement-Website von BLUESITE IT-Beratung mit Vorlagen ist die Infrastruktur für Ihr Qualitätsmanagementsystem. Sie dokumentieren, welche Unternehmensbereiche vom ISO 9001-System abgedeckt werden; dafür gibt es eine Dokumentvorlage.
Wie richte ich eine SharePoint Teamwebsite für das Qualitätsmanagement ein?
Zuerst erstellen Sie eine neue SharePoint Teamwebsite oder wählen eine bestehende mit einer Microsoft 365 Gruppe. In dieser Website erstellen und konfigurieren Sie Dokumentbibliotheken und Listen für Ihre Qualitätsmanagementsystem. Bibliotheken und Listen können Sie vom SharePoint Knowledge Agent erstellen und konfigurieren lassen oder mit Copilot Chat Anweisungen dazu generieren lassen. Lösungen, die mit Künstlicher Intelligenz generiert wurden, können jedoch fehlerhaft sein. Noch schneller ist die Anleitung zur Systemeinrichtung von BLUESITE IT-Beratung - sie wird regelmäßig aktualisiert und von menschlichen Experten überprüft.
Ist die SharePoint-Qualitätsmanagement Lösung auch für weitere Normen geeignet?
Einige Unternehmen nutzten das SharePoint-Qualitätsmanagement-Website von BLUESITE IT-Beratung auch als Infrastruktur zur Dokumentation und für Aufzeichnungen zu ISO 13485 und ISO 27001:2017. Die Managementsysteme dieser Unternehmen sind nach mehreren Normen zertifiziert.
Welche Struktur bzw. Informationsarchitektur hat das SharePoint-Qualitätsmanagement?
Dokumentation und Aufzeichnungen sind in mehreren Bibliotheken und Listen gespeichert. In der Berichte-Bibliothek werden Aufzeichnungen in Ordnern organisiert. Alle Bibliotheken und Listen sind in einer SharePoint-Website. Die SharePoint-Website kann mit einer Hubwebsite in die Navigation eines SharePoint-Intranet eingebunden werden.
Wie werden Berechtigungen für die SharePoint QMS Teamwebsite vergeben?
Sie wählen Microsoft 365-Benutzerkonten einzelner Personen in Ihrem Unternehmen aus und machen Sie zu Mitgliedern oder Besitzern der Qualitätsmanagement-Gruppe. Externen Benutzer schicken Sie per E-Mail Links mit Berechtigungen auf einzelne Dateien. Den Lesen-Zugriff im Unternehmen erlauben Sie anderen Microsoft 365-Gruppen oder Entra ID-Gruppen.
Wie wird die Vertraulichkeit von Auditberichten und Korrekturmaßnahmen gewährleistet?
Dokumente zu Audits werden in der Berichte-Bibliothek gespeichert. Lesen dürfen Mitglieder, Besitzer und die Mitglieder von Gruppen, denen Sie das Lesen erlaubt haben. Unternehmensexterne Personen greifen immer nur auf ausgewählte Dateien zu.
Wie verwende ich den Element-Link im Nachrichtentext einer QuickStep-Aktion?
Element-Links erscheint derzeit als einfacher Text, wenn die Option „Element-Link in Nachrichtentext einfügen“ aktiviert wird. Sie müssen den Link manuell kopieren und in einen neuen Browser-Tab einfügen, was nicht besonders komfortabel ist. Stimmen Sie beim Microsoft Feedbackportal für Create links for easy one-click access in Quick Links · Community um Element-Links in Schnellschritten benutzerfreundlicher zu gestalten.