Qualitätsmanagement mit SharePoint in Microsoft 365

Dokumentenlenkung nach ISO 9001

Microsoft 365-Abonnenten können Tausende von Qualitätsmanagement-Dokumenten im mehr als 1 TB umfassenden Speicherplatz des SharePoint Online-Dienst speichern. Die SharePoint-Teamwebsite für das Qualitätsmanagement enthält vier vorkonfigurierte Dokumentbibliotheken. Dokumentbibliotheken sind eine Art Online-Festplatte in SharePoint, mit der Sie Dokumente in der Cloud speichern, organisieren und verwalten können. Bibliotheken können Ordner enthalten, um Ihre Dokumente zu strukturieren, aber sie bieten viel mehr Funktionen, wie z. B. Versionskontrolle, Berechtigungen und Unterstützung für zeitgleiches Arbeiten an Dokumenten.

Jede Dokumentbibliothek der Qualitätsmanagement-Teamwebsite in SharePoint ist so konzipiert, dass sie die Anforderungen im Abschnitt 7.5.2 "Erstellen und Aktualisieren" und Abschnitt 7.5.3 "Lenkung dokumentierter Informationen" der ISO 9001:2015 unterstützt.

Normenkonforme Dokumente zu erstellen ist mit SharePoint in Microsoft 365 denkbar einfach: Titel, Überprüfungsdatum, Zuständigkeit und Kennzeichnung werden in Word-Dokumenten automatisch mit SharePoint-Dokumentbibliotheken abgeglichen. Die kostenlose PowerAutomate Lizenz in den Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium Abonnements erinnert Zuständige Personen per E-Mail an die Überprüfung von Arbeitsanweisungen (AA) und Prozessbeschreibungen. Überfällige Dokumente werden von SharePoint besonders hervorgehoben (im Bildschirmfoto rot).

Die automatische Versionskontrolle zeichnet stündlich, täglich und wöchentlich Änderungen an Dokumenten auf und speichert bis zu 500 Überarbeitungen im SharePoint-Versionsverlauf. Berechtigungen in den SharePoint-Dokumentbibliotheken der Qualitätsmanagement-Teamwebsite stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer Dokumente anzeigen und bearbeiten können, wodurch die Anforderungen der ISO 9001:2015 Abschnitt 7.5.3 erfüllt und vertrauliche der Zugriff auf vertrauliche Informationen eingeschränkt wird. Berechtigungen können für Teams und Microsoft 365-Gruppen, oder einzelne Benutzerkonten konfiguriert werden. Wenn Sie z. B. einer externen Auditorin Zugriff gewähren müssen, können Sie einen Dateifreigabelink mit den Berechtigungen „schreibgeschützt“ und „nicht herunterladenden“ für ausgewählte Berichte weiterleiten.

Der eingeschränkte Lesemodus in Microsoft Word für Windows, Mac und in der Webbrowser-Version stellt sicher, dass genehmigte Dokumente nicht versehentlich geändert werden können. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, genehmigte Dokumente in PDF zu konvertieren, was Ihre Arbeit effizienter macht.

Die vier Dokumentbibliotheken auf der SharePoint Teamwebsite für Qualitätsmanagement von Bluesite IT-Beratung enthalten eine umfassende Auswahl an Dokumentvorlagen, die das Qualitätsmanagement und die Qualitätskontrolle unterstützen. Beispiele hierfür sind Vorlagen für Ursache-Wirkungs-Diagramme, Prozessbeschreibungen, Flussdiagramme, Baumdiagramm, Arbeitsanweisung, Ausgabediagramme, Fehleranalysen, Problemanalysen, Laufdiagramme und weitere Ressourcen.

Prozessbeschreibungen

Die SharePoint-Qualitätsmanagement-Teamwebsite enthält eine Bibliothek mit dem Namen "Prozesse", die zum Speichern von Prozessbeschreibungen dient. Sie können entweder Ihre aktuellen Prozessbeschreibungen hochladen oder neue erstellen, indem Sie eine integrierte Vorlage oder Microsoft Copilot, einen KI-Chat, verwenden, mit dem Sie erste Prozessbeschreibungen generieren lassen können.

Es stehen Ihnen vier Microsoft Excel-Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie die Prozessschritte Zeile-für-Zeile dokumentieren können. Mit dem integrierten Datenvisualisierungs-Add-In für Excel können Sie automatisch ein Flussdiagramm Ihres Prozesses erstellen lassen. Dieses Add-In ist in allen Microsoft 365 Business-Abonnements verfügbar, sodass keine zusätzliche Visio-Lizenz erforderlich ist. Sie können Prozessflussdiagramme auch manuell mit Visio Online in Ihrem Browser erstellen.

Zudem wird eine Word-Dokumentvorlage für einfache Prozessbeschreibungen aus der Einleitung der ISO 9001:2015, Abschnitt 0.3 "Prozessorientierter Ansatz " bereitgestellt. Diese Vorlage unterstützt Sie die Anforderungen einer ISO 9001-Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagementsystems zu erfüllen.

Alle Prozesse in der Bibliothek "Prozesse" verwenden die Funktionen zur Dokumentenlenkung, um Sie dabei zu unterstützen, Prozessbeschreibungen auf dem aktuellen Stand zu halten. Prozessbeschreibungen mit überschrittenen Überprüfungsdatum werden hervorgehoben und eine E-Mail an die Zuständigen gesendet. Wenn Sie auf einen Prozess klicken, wird er im schreibgeschützten Lesemodus geöffnet. Nur Personen mit entsprechender Berechtigung dürfen Prozessbeschreibungen bearbeiten.

Prozessbeschreibungen mit KI generieren

Im folgenden Video sehen Sie, wie Sie mit SharePoint und Copilot für Word schnell eine neue Prozessbeschreibung in einer SharePoint-Dokumentbibliothek erstellen. Anhand eines praxisnahen Beispiels wird gezeigt, wie Sie Tätigkeiten beschreiben, um auch Ihre Prozesse zu dokumentieren. Dies bildet die ideale Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Prozesse.

Diagramme aus Prozessbeschreibungen erzeugen

Die SharePoint Teamwebsite für das Qualitätsmanagement von BLUESITE IT-Beratung enthält auch eine Bildschirmanleitung, die Sie beim Erfassen der Prozessschritte in den Excel-Vorlagen von Microsoft zur Erzeugung von automatischen Diagrammen unterstützt.

Qualitätsmanagement-Maßnahmen

Ein SharePoint QM-System von Bluesite IT-Beratung enthält eine zentrale Liste für Qualitätsmanagement-Maßnahmen. Diese Liste unterstützt die Überwachung des Maßnahmenplans zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems und die Maßnahmen aus der Managementbewertung.

Die für das Maßnahmenmanagement eines QMS maßgeschneiderte Liste umfasst alle ISO 9001:2015-Kategorien sowie Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA) aus früheren Normen. Im Statusfeld kennzeichnen Sie den Fortschritt mit Standardbegriffen. Während Sie in der Spalte „Kriterien“ die für die Bewertung der erfolgreichen Implementierung zusammenfassen.

Qualitätsmanagerinnen haben die Möglichkeit, Regeln für E-Mail-Benachrichtigungen zu konfigurieren, die durch Änderungen des Maßnahmenstatus ausgelöst werden. Die Liste der Qualitätsmanagement-Maßnahmen ist vollständig filter- und sortierbar. Darüber hinaus verwenden Status- und Kategorienfelder farbige Auswahlbeschriftungen (die Form ähnelt der von Tabletten und Pillen), die eine moderne Ansicht der Teamwebsite Ihres Qualitätsmanagementteams bieten.

Die Qualitätsmanagement-Maßnahmenliste ist eine Liste in der Microsoft Lists App in Microsoft 365, die in die SharePoint QMS Teamwebsite eingebunden ist. Die Liste ist als SharePoint-Liste über den Menüpunkt „Maßnahmen“ in der horizontalen Navigation zugänglich. Ein Klick auf in der rechten oberen Ecke, wechselt in den immersiven Modus der Liste, d.h. die Liste wird als eigenständige Liste in der Microsoft Lists App angezeigt.

Als Listen-App können Sie die Maßnahmenliste an Ihre Windows-Taskleiste anheften und bei der Anmeldung automatisch starten lassen. Dies hilft Ihnen, über offene Maßnahmen auf dem Laufenden zu bleiben. Sie können bequem eine Unterhaltung über eine Maßnahme in MS-Teams starten, indem Sie auswählen und den Schnellschritt anklicken, ohne dass Sie einen Link kopieren und einfügen müssen.

Qualitätsziele überwachen

Die SharePoint Teamwebsite für Qualitätsmanagementsysteme (QMS) enthält eine fein definierte Liste für Ihre Qualitätsziele. Diese Liste wurde mit Blick auf die SMART-Methode erstellt, um Sie bei der Festlegung von Zielen zu unterstützen.

S.M.A.R.T. steht für Ziele, die spezifisch, messbar, anwendbar, erreichbar, realistisch und zeitnah (englisch „time-bound“) sind. Die Liste enthält auch Spalten für die Messung, Überwachung und Kommunikation von Qualitätszielen um Sie bei der Erfüllung der Anforderungen der ISO 9001:2015 Abschnitt 6.2 "Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung" zu unterstützen. Da Ziele auch anderen Personen als dem Qualitätsmanager zugewiesen werden können, gibt es ein dafür vorgesehenes Feld, um die Verantwortliche anzugeben und Ressourcen zu notieren. Verantwortliche Personen erhalten E-Mails vor Ablauf der Frist für den Stichtag. Sie können ein Ziel mit einer oder mehreren Maßnahmen verknüpfen, um deren Beziehung zu dokumentieren und Erreichbarkeit des Ziels zu belegen.

Die Qualitätsziele-Liste ist mit einem Webpart der Startseite der Teamwebsite des SharePoint-Qualitätsmanagementsystems hinzugefügt und kann leicht über die Navigation gefunden werden. Wenn Sie die SharePoint-Liste in den immersiven Modus wechseln, können Sie sie als App an die Windows-Taskleiste anheften und bei der Anmeldung automatisch starten. Die Liste lässt sich einfach nach Excel exportieren und als Liste der Qualitätsziele in einem Managementbericht einfügen.

Umgang mit Risiken und Chancen

Die Liste "Risiken / Chancen" der SharePoint-Qualitätsmanagement-Website von Bluesite IT-Beratung dient zum Dokumentieren von Szenarien im Zusammenhang mit potenziellen Risiken oder Chancen. Für Risiken ist es notwendig, Qualitätsmaßnahmen zur Minderung dieser Risiken zu verknüpfen (früher als "Präventivmaßnahmen" bezeichnet). Die Herstellung dieser Verbindung zwischen Risiken und entsprechenden Maßnahmen stellt die Einhaltung von ISO 9001:2015 Abschnitt 6.1 "Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen" sicher.

Geben Sie auf ähnliche Weise beim Dokumentieren einer Chance einen entsprechenden Titel in das Feld „Risiko oder Chance“ ein, geben Sie eine detaillierte Beschreibung des Szenarios ein und verknüpfen Sie Maßnahmen, die beschreiben, wie die Chance genutzt wird.

Die Liste "Risiken / Chancen" wird standardmäßig nicht auf der Startseite der Website des SharePoint-Qualitätsmanagements angezeigt, da sie für die täglichen Aktivitäten nicht erforderlich ist. Qualitätsmanagerinnen haben die Möglichkeit, in den immersiven Modus zu wechseln und die Liste als App an ihre Windows-Taskleiste anzuheften. Darüber hinaus ist die Liste "Risiken / Chancen" über das Navigationsmenü der Teamwebsite leicht zu finden.

Berichte für die Qualitätssicherung

Die Bibliothek für Berichte enthält u.a. Excel-Vorlagen zur Produktionsmenge, Qualitätskontrolle und Problemanalyse von Microsoft (ISO 9001:2015, Abschnitt 8.5 „Produktion und Dienstleistungserbringung“).

Kontext der Organisation

Externe und interne Themen

Die Liste "Themen" der SharePoint Teamwebsite für das Qualitätsmanagement wurde designed, um Ihre STEP-Analyse (auch bekannt als PEST-Analyse) in allen gängigen Varianten zu unterstützen. Sie verfügt über eine Spalte, die mit den Faktoren aus den Anmerkungen der ISO 9001:2015 Abschnitt 4.1 "Verstehen der Organisation und ihres Kontextes" vorkonfiguriert ist, und eine Spalte, in dem Sie die Auswirkungen des jeweiligen Themas auf Ihre Organisation beschreiben.

Sie können die Liste der externen und internen Themen ganz einfach nach Excel exportieren, um sie in ein Word-Dokument für einen Bericht über Ihre jährliche Managementbewertung einzufügen. Auf die Themenliste kann über das Navigationsmenü der Teamwebsite zugegriffen werden.

Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien

Die vorkonfigurierte Anforderungsliste der Teamwebsite für das Qualitätsmanagement ist so konzipiert, dass sie die Erfordernisse und Erwartungen der interessierten Parteien erfasst, die nicht mit den Kundenanforderungen an Produkte oder Dienstleistungen zu verwechseln sind – siehe ISO 9001:2015 Abschnitt 4.2 "Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien".

Sie können jedes Erfordernis, jede Erwartung einzeln hinzufügen und aus einer Auswahl gemeinsamer, vordefinierter Stakeholder auswählen oder bei Bedarf neue interessierten Parteien hinzufügen.

Die Anforderungsliste lässt sich einfach filtern und sortieren und unterstützt den einfachen Export nach Excel.

Zeigen Sie Ihren Umgang mit den Anliegen von Interessensgemeinschaften mit Listen direkt in den Kommunikationskanälen für die
Geschäftsleitung. Das macht Ihr Unternehmen agiler und bietet gleichzeitig Unterstützung für prozessorientiertes Arbeiten.

Vorlage für die Definition des Geltungsbereichs

Die Teamwebsite des SharePoint-Qualitätsmanagementteams von Bluesite IT-Beratung enthält eine Word-Dokumentvorlage, die es Ihnen erleichtert, den Umfang Ihres Qualitätsmanagementsystems (QMS) zu definieren. Eine dokumentierte Definition des Geltungsbereichs ist gemäß ISO 9001:2015 Abschnitt 4.3 "Festlegen des Anwendungsbereichs des Qualitätsmanagementsystems" für jede Zertifizierung nach ISO 9001:2015 erforderlich. Sobald das Bereichsdefinitionsdokument genehmigt und als endgültig markiert wurde, wird es von Microsoft Word für Windows, Mac oder Word Online im schreibgeschützten Modus geöffnet. Es ist nicht erforderlich, eine zusätzliche Kopie als PDF zu speichern.

KI-Assistent für Normen

Kunden mit Microsoft 365 Copilot Add-On oder nutzungsbasierter Bezahlung für Microsoft 365 Copilot-Dienste können einen KI-Assistenten („Copilot Agent“) verwenden, um Fragen zur ISO 9001-Norm in natürlicher Sprache zu beantworten. Um dies zu ermöglichen, laden Sie den Normentext als PDF in die dafür vorgesehene Dokumentbibliothek hoch. Bitte beachten Sie, dass Sie für diese Normentexte möglicherweise Netzwerklizenzen der DIN Media benötigen.

Hinweis: bei den Antworten von Microsoft 365 Copilot handelt es sich um automatisch generierten Text in natürlicher Sprache. Diese Antworten sind nicht das Ergebnis einer inhaltlichen Überprüfung, die Copilot-Software „versteht“ den Inhalt der Norm auch nicht. Die Antworten des Copilot-Agenten können falsch sein und sollten von jemandem mit Fachkenntnissen zur Qualitätsmanagementnorm sorgfältig überprüft werden. Nutzen Sie KI-generierte Inhalte als Ressource, um Ihr Gedächtnis aufzufrischen oder Ihr Lernen zu unterstützen, aber seien Sie immer vorsichtig und verlassen Sie sich nicht ohne angemessene fachliche Validierung auf die natürlich scheinenden Texte.

SharePoint Qualitätsmanagement-Lösung von Bluesite IT-Beratung als Download

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zuletzt aktualisiert: 26. September 2025

Bewertungen (weitere Bewertungen)

terraplasma GmbH am 16. September 2025

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SERIMED GmbH & Co KG am 18. März 2025

"[...] Mir fehlt noch eine Anleitung zur Dokumentenlenkung mit Formularfeldern. [...]"

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Arbmed direkt GmbH am 11. August 2024

"Wirklich tolle Anleitung."

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Belfa AG am 4. Juli 2024

"Es wird automatisch davon ausgegangen das man die Admin Rechte hat"

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ToKJO am 28. Mai 2024

Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Qualitätsmanagement mit SharePoint (FAQ)