BLUESITE IT-Beratung

Revision der QM-Dokumentation mit Word und SharePoint

Dokumentenmatrix1 und QM-Inhaltsverzeichnis mit Revisionsnummer in SharePoint - der Revisionsstand wird automatisch zwischen Word Dokument und der Dateiablage abgeglichen
Revisions-Kennung eines QM-Dokuments in einer SharePoint Bibliothek mit Vorschau der Kopfzeile des Word-Dokument und den Dokumenteneigenschaften
Abbildung 1 - SharePoint Bibliothek mit Vorschau des Word-Dokument, Revisions-Kennung hervorgehoben

Automatisch verwaltete Revisionsnummer in Microsofts Word

Die geforderte Überwachung von Änderungen2 bei Dokumenten für das Qualitätsmanagement wird am einfachsten durch eine Revisionsnummer und das Datum der Änderung in der Fußzeile des Dokuments erfüllt. Microsofts Word bietet dafür die Feldfunktionen { REVNUM } und { SAVEDATE } oder auch { PRINTDATE } die sich bspw. in die Fußzeile einfügen lassen3.

Microsoft Word Fußzeile mit Feldern für Revisionsnummer Speicherdatum
Abbildung 2 - Microsoft Word Fußzeile mit Feldern für Revisionsnummer und Speicherdatum

{ REVNUM } ist eine Zahl, die bei jedem Speichern erhöht wird - obwohl das automatische Speichern die Zahl nicht ändert, kann die Überarbeitungsnummer sich so schnell erhöhen. QM-Beauftragte führen die Revisionsnummer daher wohl häufiger manuell. Das manuelle Aktualisieren des Revisionsverzeichnis (oft eine Excel-Tabelle der gelenkten QM-Dokumente) ersparen Sie sich besser mit SharePoint wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

Revisionsnummern gelenkter Dokumente automatisch mit Verzeichnissen abgeglichen

Speichern Sie QM-Dokumente mit Word besser in einer SharePoint Bibliothek in Microsoft 365, erstellen Sie eine Spalte4 für den Revisionsstand und fügen Sie Ihren Dokumenten diese Dokumenteigenschaft hinzu. Eine SharePoint Bibliothek ist Speicherort und Dokumentenmatrix / Verzeichnis in Einem. Die Liste der gelenkten Dokumente lässt sich damit auch Nach Excel exportieren.

Anleitung zum Erstellen eines
Revisionsverzeichnis für Arbeitsanweisungen

BLUESITE Beratungsgesellschaft für die Informationstechnologie mbH

Speichern Sie QM-Dokumente mit Word in SharePoint, erstellen Sie eine Spalte für den Revisionsstand und fügen Sie Ihren Dokumenten diese Dokumenteigenschaft hinzu - der Revisionsstand wird automatisch zwischen Word Dokument und der Dateiablage abgeglichen.

Dauer etwa 12 Minuten

Was Sie benötigen: Microsoft 365 Business-Abonnement

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Ref 3 vom 1. Februar 2022

Links

  • 1: Dokumentenmatrix (https://www.dokuit.de/glossar/dokumentenmatrix)
  • 2: DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagementsysteme - Anforderungen (ISO 9001:2015), Abs. 7.5.3 (https://www.din.de/de/wdc-beuth:din21:235671251)
  • 3: Feldfunktionen: RevNum-Feld (https://support.microsoft.com/de-de/office/feldfunktionen-revnum-feld-40eb1d97-4b55-4d5c-a5e5-88edf20612da)
  • 4: Erstellen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek (https://support.microsoft.com/de-de/office/erstellen-einer-spalte-in-einer-liste-oder-bibliothek-2b0361ae-1bd3-41a3-8329-269e5f81cfa2)
  • 5: Erstellen einer Dokumentbibliothek in SharePoint (https://support.microsoft.com/de-de/office/erstellen-einer-dokumentbibliothek-in-sharepoint-306728fe-0325-4b28-b60d-f902e1d75939)