Automatische Dokumentensteuerung mit SharePoint
SharePoint Online ist der Dienst in Microsoft 365 zur Dokumentenverwaltung. Richtig eingerichtet nutzen Sie ihn zur Steuerung dokumentierter Informationen für ISO 9001-Qualitätsmanagementsysteme.
Bei SharePoint Online werden Excel, PDF, PowerPoint, Word-Dokumente und viele weitere Dateien in Dokumentbibliotheken gespeichert. Die SharePoint-Qualitätsmanagement-Website von Bluesite IT-Beratung speichert ISO 9001-relevante Dokumente in folgenden Bibliotheken:
- “Produktion” oder “Dienstleistung” enthält Arbeitsanweisungen (AA) und Verfahrensanweisungen (VA) für Produktion und Dienstleistung, wie im Abschnitt 8.5.1 “Steuerung der Produktion und der Dienstleistungserbringung” der ISO 9001:2015 gefordert
- “Prozesse” sind ein gepflegtes Verzeichnis der Unternehmensprozesse, wie im Abschnitt 4.4 “Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse” der ISO 9001:2015 gefordert
- “Berichte” ist die Ablage für Aufzeichnungen, Auditberichte, Analysen und Protokolle für die im Abschnitt 9 geforderte “Bewertung der Leistung” der ISO 9001:2015
-
“Dokumente” enthält Arbeitsdokumente für Kommunikation, dafür sind PowerPoint-Vorlagen für Prozessablaufdiagramme enthalten, Checklisten und mehr:
- Vorlage „Systemänderung“
- Vorlage „Anwendungsbereich“
- Vorlage „Regelung“
- Umfrageauswertungen
Diese SharePoint-Bibliotheken unterstützen das Qualitätsmanagement teils mit automatisierten Funktionen bei der Steuerung dokumentierter Information (siehe Abschnitt 7.5 im Entwurf der ISO 9001:2026).
Wie weit geht die automatische Steuerung Dokumentierter Informationen in SharePoint Online?
SharePoint Online bietet selbst mit der günstigen Microsoft 365 Business Basic Lizenz SharePoint-Regeln zum automatischen Senden von E-Mails, automatisches Versionszeitlimit und die automatische, endgültige Löschung von Dokumenten. Damit bleiben Sie Qualitätsmanagementbeauftragten immer auf dem Laufenden, Speicherplatz in der Cloud wird optimal genutzt und veraltete Verfahren und Prozesse verschwinden.
Beispiele der automatischen Dokumentensteuerung (früher Dokumentenlenkung) ISO 9001 mit SharePoint:
- SharePoint sendet eine E-Mail, wenn eine Arbeitsanweisung hinzugefügt wurde
- Automatisches Löschen aus dem Papierkorb und Wiederherstellung
- Erinnerung an die Überprüfung mit automatischen E-Mails
Lesen Sie mehr über die Vorteile der automatischen Dokumentensteuerung (früher Dokumentenlenkung):
Steuerung der Produktion und der Dienstleistungserbringung
In einem Unternehmen mit einem funktionierenden – Auditorinnen verwenden gerne das Wort „wirksamen“ – Qualitätsmanagementsystem wird nach Arbeits- und Verfahrensanweisungen (kurz AA und VA) produziert und Dienstleistung erbracht. AA und VA sind entscheidend für Produkte und Leistungen. In einer SharePoint Qualitätsmanagement-Website von Bluesite IT-Beratung werden Arbeits- und Verfahrensanweisungen in der Dokumentenbibliothek „Produktion“ oder „Dienstleistung“ gespeichert. Erstellen und Löschen der Dokumente wird überwacht. Änderungen werden im Versionsverlauf aufgezeichnet.
Arbeits- und Verfahrensanweisungen mit Automatisierungsregeln überwachen
Bei der Einrichtung der SharePoint-Website für das Qualitätsmanagement mit der Anleitung zur Systemeinrichtung von Bluesite IT-Beratung konfigurieren Sie verschiedene Regeln.
Nach diesen Vorgaben versendet SharePoint automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen an die im Qualitätsmanagement ausgewählten Ansprechpartner. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für das Anlegen einer Regel speziell für den Bereich „Produktion“:
Oben in der Befehlsleiste, klicken Sie rechts auf 
Bei „Automatisieren“ wählen Sie „Regeln“
und klicken auf „Regel erstellen“
Unter „Maßnahmen ergreifen, wenn“
klicken Sie auf „Eine neue Datei wird hinzugefügt“
Nach „Wenn eine neue Datei hinzugefügt wird,“
wählen Sie „immer“ und „E-Mail senden an“
Bei „Einen Namen oder eine E-Mail“ wählen Sie die
entsprechende Person oder „Ich (Vorname Name)“
Unter „Benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen“ geben
Sie „Neue AA oder VA hinzugefügt (Qualitätsmanagement)“ ein
Rechts unten klicken Sie auf „Erstellen“
Unternehmensrichtlinien und Qualitätsstandards anwenden
Wird eine neue Arbeitsanweisung hochgeladen, erstellt oder in die Bibliothek „Produktion“ (oder „Dienstleistung“) verschoben/kopiert, sendet SharePoint eine E-Mail. Die mit dem Qualitätsmanagement beauftrage Person kann dann beispielsweise gezielt Unterstützung anbieten und auf Unternehmensrichtlinien hinweisen.
Änderungen an der Dokumentation für Dienstleistung und Produktion rückgängig machen
Die Bibliothek „Produktion“ oder „Dienstleistung“ einer SharePoint Qualitätsmanagement-Website von Bluesite IT-Beratung schickt bei Änderungen eine E-Mail an die zuständige Person. Das vorherige Dokument wird im Versionsverlauf gespeichert und im Laufe der Zeit automatisch gelöscht. Zu Änderungen an Arbeitsanweisungen (AA) oder Verfahrensanweisungen (VA) sind nur Mitglieder des Qualitätsmanagement-Teams berechtigt. Diese Qualitätsmanagementbeauftragten können die gesamte Bibliothek für die Produktion oder Dienstleistung wiederherstellen, indem sie Änderungen an den Dokumenten rückgängig machen.
Löschen obsoleter Arbeits- und Verfahrensanweisungen in SharePoint überwachen
Wenn ein Mitglied des Qualitätsmanagement-Teams eine Arbeitsanweisung (AA) oder eine Verfahrensanweisung (VA) löscht, wird das Dokument in 90 Tagen endgültig gelöscht. Bei SharePoint-Qualitätsmanagement-Websites, die mit der Anleitung zur Systemeinrichtung von Bluesite IT-Beratung konfiguriert wurden, wird die Qualitätsmanagementbeauftragte daher per E-Mail informiert, wenn eine Datei aus der Bibliothek „Produktion“ oder „Dienstleistung“ gelöscht wird.
Löscht das Mitglied des Qualitätsmanagement-Teams die Datei auch aus dem Papierkorb kann die Qualitätsmanagementbeauftragte diese in der verbleibenden Zeit dennoch wiederherstellen.
Prozesse des Qualitätsmanagementsystems aktualisieren
Änderungen an Dokumenten zu Betriebs- und Entwicklungsprozessen werden im Versionsverlauf der Datei aufgezeichnet. Der vorherige Bearbeitungsstand eines Prozesses kann wie der einer Arbeitsanweisung wiederhergestellt werden. Auch Mitarbeiterinnen mit Lesen-Berechtigung (Websitebesucher) haben die Möglichkeit vorherige Versionen einer Prozessdokumentation zu lesen. Als verbindlich muss jeweils die aktuelle Version angesehen. Das macht es wichtig Änderungen zu Überwachen. Eine Regel mit der Bedingung “Datei oder Metadaten werden geändert” stellt sicher das QM-Berater über Änderungen informiert werden und Ihre Unterstützung anbieten können.
Um die Verantwortliche an die Überprüfung des Prozesses zu Erinnern werden in der SharePoint-Qualitätsmanagement-Website von Bluesite IT-Beratung zwei Optionen eingestellt:
- Ein Prozess, dessen Überprüfungsdatum überschritten ist, wird rot hervorgehoben.
- Eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Überprüfungsdatum des Prozesses wird durch eine Regel oder durch einen Power Automate Flow eine E-Mail-Erinnerung verschickt.
Berichte
Während die Dokumentation für den Betrieb (Prozesse, Arbeitsanweisung, etc.) nicht sehr häufig geändert werden, finden bei Berichten und Aufzeichnungen (Produktionsergebnisse, Auditberichte, Fehleranalysen) mitunter viel häufige Änderungen statt. Hier ist eine Zusammenstellung der neuen und geänderten Dokumente der letzten Woche besser als eine sofortige E-Mail für jedes einzelne Dokument.
Senden einer E-Mail, wenn QM-Berichte gelöscht werden
Es kann schon einmal vorkommen, dass ein Mitglied des Qualitätsmanagement-Teams eine ältere Analyse voreilig in der Bibliothek “Berichte” löscht. Gelöschte Dokumente werden in den Papierkorb der SharePoint-Website für das Qualitätsmanagement verschoben. Personen, die vor dem Löschen Zugriff auf die Datei hatten, finden die Datei weiterhin im Papierkorb der Website.
Die Person, die die Datei gelöscht hat, kann sie auch aus dem Papierkorb der Website löschen. Besitzer der SharePoint-Website können darüber hinaus mit dem “Endgültigen Papierkorb” bis zu 90 Tagen nach der Löschung Zugriff die Datei am ursprünglichen Ort wiederherstellen. Nach den 90 Tagen seit der Löschung bleiben nur noch wenige durch den Support von Microsoft versehentlich Gelöschte wiederherstellen zu lassen. Lassen Sie es nicht so weit kommen. Richten Sie eine Regel zum Senden einer E-Mail, wenn Dokumentation gelöscht wird (Bedingung “Eine Datei wird gelöscht.”) ein.