Einfache Prozessbeschreibungen mit Microsoft 365
Angenommen, Sie müssen Ihre Prozesse für Kunden, Interessierte oder für die ISO 9001-Zertifizierung dokumentieren. Das könnte Ihr Aha-Erlebnis mit Künstlicher Intelligenz und Copilot in Microsoft 365 sein!
Prozessbeschreibung mit Copilot, dem ChatGPT in Microsoft Word entwerfen
Es kann erforderlich sein, dass Sie Ihre Prozesse dokumentieren müssen oder sogar den Nachweis einer Qualitätsmanagement-Zertifizierung erbringen, für die wiederum eine Prozessdokumentation notwendig ist.
Eine Dokumentbibliothek in SharePoint ist der ideale Speicherort dafür.
Nutzen Sie einfach eine integrierte Vorlage für Prozessbeschreibungen. Diese Vorlagen werden mit dem SharePoint Qualitätsmanagementsystem bereitgestellt.
Betriebsprozesse werden kontinuierlich verbessert. Neue Prozesse können Sie besonders effizient mit Copilot in Word entwerfen, einer generativen Künstlichen Intelligenz.
☝ Lassen Sie sich mit generativer Künstlicher Intelligenz einen neuen Prozess beschreiben und entwickeln Sie diesen durch kontinuierliche Verbesserung im Betrieb weiter
Achten Sie bei Ihren Eingaben auf die vier wichtigsten Punkte: Kontext, Quelle, Anweisung und Erwartung. Je genauer Ihre Anweisungen im Prompt sind, desto passender das Ergebnis.
Künstliche Intelligenz kann manchmal Unsinn produzieren. Überprüfen Sie deshalb die Vorschläge. Das Ergebnis lässt sich im Entwurf mit Copilot in Word auch weiter verfeinern.
Erforderliche Angaben zur Prozessbeschreibung nach ISO 9001 erfassen
Geben Sie dem Dokument den Namen des soeben beschriebenen Prozesses.
Jetzt muss die Prozessbeschreibung noch die Anforderungen der ISO 9001 an dokumentiere Informationen, kurz Dokumente erfüllen.
Um es einfach zu halten, verwenden Sie denselben Titel wie den Namen. Der Titel erscheint dann in der Kopfzeile.
Geben Sie eine Revision an. Dies ist eine Kennung, die den Zeitpunkt der letzten Änderung oder Überarbeitung der Prozessbeschreibung angibt.
Dann geben Sie die für den Prozess verantwortliche Person an. Möglicherweise sind Sie das selbst.
Nun noch das Datum, an dem die Prozessbeschreibung spätestens überprüft und ggf. überarbeitet sein muss.
Jetzt ist noch das Einchecken erforderlich, um unbeabsichtigte Änderungen zu verhindern, wie es die ISO 9001 zur Dokumentenlenkung fordert.
In diesem Video sehen Sie, wie einfach Sie mit Copilot in Word eine Prozessbeschreibung entwerfen und diese in einer SharePoint-Dokumentbibliothek speichern, um auch die Anforderungen des ISO 9001 Qualitätsmanagement-Standards zur Dokumentenlenkung zu erfüllen.
Autor IT-Berater Dennis Scherrer - Bluesite IT-Beratung