Bluesite IT-Beratung

Einfache Prozessbeschreibungen mit Microsoft 365

Angenommen, Sie müssen Ihre Prozesse für Kunden, Interessierte oder für die ISO 9001-Zertifizierung dokumentieren. Das könnte Ihr Aha-Erlebnis mit Künstlicher Intelligenz und Copilot in Microsoft 365 sein!
Bildschirmfoto zeigt einen Webbrowser-Tab mit Microsoft Word Online, wie der Text einer Prozessbeschreibung generiert wird – unter dem Text ist das Symbol von Copilot mit der Meldung „Entwurf wird erstellt…“ zu sehen
Bildschirmfoto – Generative Künstliche Intelligenz ChatGPT beim Erstellen einer Prozessbeschreibung

Prozessbeschreibung mit Copilot, dem ChatGPT in Microsoft Word entwerfen

Es kann erforderlich sein, dass Sie Ihre Prozesse dokumentieren müssen oder sogar den Nachweis einer Qualitätsmanagement-Zertifizierung erbringen, für die Prozessdokumentationen notwendig sind.

Eine SharePoint-Dokumentbibliothek in Microsoft 365 ist der ideale Speicherort dafür.

Nutzen Sie die einfache Vorlage für Ihre Prozessbeschreibung. Diese und andere Vorlagen sind in der SharePoint Qualitätsmanagement Anleitung zur Systemeinrichtung von Bllusseit IT-Beratung enthalten.

Bildschirmfoto zeigt SharePoint Teamwebsite für Qualitätsmanagement im Webbrowser mit aufgeklapptem Menü „Neu“ und einer Auswahl von Dokumentvorlagen für Prozessbeschreibungen, die Vorlage „Prozessbeschreibung (einfach)“ ist hervorgehoben
Bildschirmfoto – SharePoint Qualitätsmanagement integrierte Vorlage für Prozessbeschreibungen

Betriebsprozesse werden kontinuierlich verbessert. Neue Prozesse können Sie besonders effizient mit Copilot in Word entwerfen, einer generativen Künstlichen Intelligenz, die auf ChatGPT basiert.

☝ Lassen Sie sich mit generativer Künstlicher Intelligenz einen neuen Prozess beschreiben und entwickeln Sie diesen durch kontinuierliche Verbesserung im Betrieb weiter

Achten Sie bei Ihren Eingaben auf die vier wichtigsten Punkte: Kontext, Quelle, Anweisung und Erwartung. Je genauer Ihre Anweisungen im Prompt sind, desto passender das Ergebnis.

Künstliche Intelligenz kann manchmal Unsinn produzieren. Überprüfen Sie deshalb die Vorschläge. Das Ergebnis lässt sich im Entwurf mit Copilot in Word auch weiter verfeinern.

Bildschirmfoto zeigt SharePoint Teamwebsite für Qualitätsmanagement im Webbrowser mit aufgeklapptem Menü „Neu“ und einer Auswahl von Dokumentvorlagen für Prozessbeschreibungen, die Vorlage „Prozessbeschreibung (einfach)“ ist hervorgehoben
Bildschirmfoto – SharePoint Qualitätsmanagement integrierte Vorlage für Prozessbeschreibungen

Erforderliche Angaben zur Prozessbeschreibung nach ISO 9001 erfassen

Geben Sie dem Dokument einfach den Namen des darin beschriebenen Prozesses.

Um unbeabsichtigte Änderungen zu verhindern, wie es beispielsweise der ISO 9001 Standard zur Dokumentenlenkung fordert, wählen Sie die Option Immer schreibgeschützt öffnen.

Jetzt muss die Prozessbeschreibung noch die Anforderungen der ISO 9001 an dokumentiere Informationen, kurz Dokumente erfüllen.

Um es einfach zu halten, verwenden Sie denselben Titel wie den Namen. Der Titel erscheint dann in der Kopfzeile.

Geben Sie ein Kennzeichen an um den Zeitpunkt der letzten Änderung oder Überarbeitung der Prozessbeschreibung festzuhalten.

Dann wählen Sie die für den Prozess verantwortliche Person aus – Möglicherweise sind Sie das selbst.

Nun noch das Datum, an dem die Prozessbeschreibung spätestens überprüft und ggf. überarbeitet sein muss.

Bildschirmfoto der Eigenschaften einer Prozessbeschreibung in einer SharePoint-Dokumentbibliothek mit den von ISO 9001 geforderten Angaben für Dokumentierte Informationen im Microsoft Edge Webbrowser
Bildschirmfoto – ISO 9001 Anforderungen beim Erstellen Dokumentierter Informationen in SharePoint
Prozesse dokumentieren mit SharePoint und Copilot für Word

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie mit SharePoint und Copilot für Word effizient eine Prozessbeschreibung in einer SharePoint-Dokumentbibliothek erstellen können. Anhand eines praxisnahen Beispiels wird gezeigt, wie Sie Tätigkeiten schnell erfassen und Ihre Prozesse strukturiert dokumentieren. Dies bildet die ideale Grundlage für eine kontinuierliche Weiterentwicklung Ihrer Abläufe nach ISO 9001.