Beispiele um Ihre Arbeit im Qualitätsmanagement ein wenig zu Automatisieren mit SharePoint-Schnellschritten (QuickSteps) für Dokumentenmanagement und QM-Listen

SharePoint-QuickSteps - Beispiele im Qualitätsmanagement

Beim Automatisieren in der Befehlsleiste von SharePoint Bibliotheken und Listen finden Sie unter Flüsse und Regeln die Kurzanleitung. Mit Kurzanleitung erstellen Sie einen Schnellschritt, auch als QuickSteps beschrieben. Mit einem solchen Schnellschritt können Sie beispielsweise das Kopieren und Einfügen von Hyperlinks in E-Mails automatisieren, oder einfachen Text und Datum auf im Schnellschritt eingestellte Werte setzen. Es soll Ihnen Arbeitsschritte in wenig verkürzen.

Unternehmen die Arbeitsanweisungen (AA) und Prozessbeschreibungen für das Qualitätsmanagement in SharePoint Bibliotheken speichern können so Arbeitsschritte in wenig verkürzen. Hier Beispiele von SharePoint-QuickSteps – nicht nur für Qualitätsmanagerinnen:

Beispiele

Letzte Bearbeiterin auf Dokumentationsregeln hinweisen

Prozesse, Arbeits- (AA) und Verfahrensanweisungen (VA) werden regelmäßig überprüft und sollten einer einheitlichen Form entsprechen, was in den Regelungen dokumentiert ist. Qualitätsmanagementbeauftragte erinnern die Verantwortlichen mit einem SharePoint QuickStep noch einfacher an die Richtlinien für Dokumentation im Unternehmen.

Diese einzelnen Schritte können durch einen Schnellschritt (QuickStep) für SharePoint-Bibliotheken vereinfacht werden:

Neue E-Mail erstellen,
Betreff hinzufügen zur Aktualisierung der Arbeitsanweisung (AA),
Link aus der SharePoint-Dokumentbibliothek kopieren,
Link in die E-Mail einfügen.

Der Screenshot zeigt den Assistenten zum Einrichten eines QuickStep bei einer SharePoint-Dokumentbibliothek am Beispiel einer Erinnerung an die Einhaltung der Dokumentationsregeln für Arbeitsanweisungen — Bildschirmfoto 2 – Schnellschritt in Bibliothek für Hinweis auf Dokumentationsregeln erstellen

Die mit dem SharePoint-Schnellschritt erstellte E-Mail kann mit einer Vorlage für Texte in Microsoft Outlook ergänzt werden. Dadurch lassen sich viele kleine Schritte automatisieren und die Produktivität wird gesteigert.

Das Bildschirmfoto zeigt die mit dem Schnellschritt bei SharePoint erstelle E-Mail in Microsoft Outlook mit einer zusätzlichen Textvorlage für den Hinweis auf die Dokumentationsregeln im Qualitätsmanagementsystem — Bildschirmfoto 3 – Hinweis auf die Dokumentationsregeln in einer Outlook-E-Mail mit Textvorlage

Erinnerungsdatum setzen - Dokument sofort prüfen

Qualitätsmanagementbeauftragte überprüfen die Lenkung der Dokumentation – bitte aber nicht erst kurz vor dem nächsten Zertifizierungsaudit! Oft wird eine E-Mail verfasst oder über MS Teams Kontakt mit der für die Prozessbeschreibung zuständigen Person im Unternehmen aufgenommen.

Dabei kommt es mitunter vor, dass QM-Beauftragte eine sofortige Überprüfung eines Dokumentes fordern. Nicht zuletzt auch, wenn bei einem internen Audit Abweichungen festgestellt wurden. Wer Erinnerungen an die Überprüfung in der Bibliothek eingerichtet hat kann hier einen weiteren SharePoint-QuickStep einrichten.

„Sofort überprüfen“ Schnellschritt in SharePoint setzt das Datum zur Überprüfung eines Dokuments auf Heute. Damit muss das QM-Dokument sofort überprüft werden.

Dieser Screenshot zeigt den QuickStep „Sofort überprüfen“ in der Befehlsleiste einer SharePoint Bibliothek bei Automatisieren – im Hintergrund ist das Dokument zu einem Geschäftsprozess ausgewählt — Bildschirmfoto 4 – Überprüfung einer Prozessbeschreibung vorziehen mit einem SharePoint-QuickStep

Leider ist dieser SharePoint-Schnellschritt zum Festlegen des Werts auf „Heute (relativ)“ im Mai 2025 noch fehlerhaft: anstatt des Datums zeigt SharePoint den Fehler „Invalid Date INVALID DATE“. Microsoft möchte QuickSteps für SharePoint (MC1025215) über das Menü "Automatisieren" Anfang Juni 2025 für alle Kunden anbieten.

Ein Screenshot der Fehlermeldung „Invalid Date INVALID DATE“ beim automatischen Festlegen des Werts in eine Datum-Spalte in einer SharePoint Dokumentbibliothek, wenn als Spaltenwert beim QuickStep „Heute (relativ)“ ausgewählt wurde — Bildschirmfoto 5 – Fehler beim SharePoint QuickStep zum Festlegen des Werts auf „Heute (relativ)“ Mai 2025

Noch schöner wäre es natürlich, wenn Microsoft es noch ermöglichen würde, das als Datum Heute (relativ) plus 14 Tage ausgewählt werden dürfte beim einem SharePoint Schnellschritt (QuickStep) in der Befehlsleiste Automatisieren, Kurzanleitung, Schnellschritt erstellen.

Der Screenshot zeigt den Dialog zum Erstellen eines Befehls (SharePoint Schnellschritt), um einer Spalte in einer Dokumentbibliothek einen bestimmten Wert zuzuweisen, hier im Beispiel eine Spalte vom Typ Datum mit der Auswahl für Heute oder ein bestimmtes Datum — Bildschirmfoto 6 – Satz zum Erstellen eines SharePoint QuickStep zum Festlegen des Werts in einer Spalte

Beispiele

Letzte Bearbeiterin auf Dokumentationsregeln hinweisen

Erinnerungsdatum setzen - Dokument sofort prüfen

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