IT-Berater für Qualitätsmanagement mit SharePoint

Themen der Organisation in der SharePoint Problemverfolgungs-App

ISO 9001 fordert Organisationen auf externe und interne Themen mit Relevanz zum Qualitätsmanagementsystem zu bestimmen und regelmäßig zu überprüfen (Kontext der Organisation und ISO 9001 Managementbewertungsprozess). Besser als eine Tabelle im Word Dokument oder einer Excel Arbeitsmappe ist trotz des verwirrenden Namen die SharePoint Problemverfolgungs-App von Microsoft.

Die Problemverfolgung wurde im Juni 2018 für die neue Erfahrung in Office 365 von Microsoft überarbeitet1 (ISO 9001 übersetzt issue als Thema, Microsoft übersetzt das englische Wort issue mit dem deutschen Wort Problem, daher der Name Problemverfolgungs-App).


Inhalt


Benachrichtigung verantwortlicher Führungskräfte

Führungskräfte, denen ein Thema zugeordnet wurde, werden automatisch per E-Mail darüber informiert. Die Besonderheit der Microsoft-App zur Problemverfolgung besteht darin, dass Personen sich nicht wie bei benutzerdefinierten SharePoint-Listen, die Benachrichtigung einrichten müssen. Zugeordnete Personen erhalten ohne ihr eigenes Zutun die E-Mail-Benachrichtigung.

Dies unterstützt Unternehmen dabei Führungsrollen und Verantwortungen deutlich zu machen ohne Diskussion über Hol- oder Bringschuld an dokumentierten Informationen.



Themenbezogene Historie

Wie hat sich ein bestimmtes Thema im Qualitätsmanagement mit der Zeit entwickelt? Seit wann ist es ein relevantes Thema? Um diese Fragen zu beantworten genügt mit der neuen Erfahrung in Microsoft SharePoint ein Blick rechts in den Detailbereich - das Suchen in den Berichten der vergangenen Managementbewertungen hat ein Ende.









Vergleich SharePoint Problemverfolgung und ISO 9001 Anforderungen

Die folgende Tabelle ist Teil der Benutzeranleitung Festlegen des Anwendungsbereichs des Qualitätsmanagementsystems in SharePoint Online in Microsoft Office 365 (Anhang Systemkonfiguration SharePoint Online).

Problemverfolgung Spalten (SharePoint App) Anforderungen (ISO 9001)
Titel Thema, Kontext der Organisation
Geändert Dokumentierte Information
Erstellt Dokumentierte Information
Zugewiesen an Führung und Verpflichtung
Problemstatus Wissen der Organisation
Priorität -
Beschreibung Kontext der Organisation
Kategorie Kontext der Organisation
Fälligkeitsdatum -
Verwandte Probleme -
Kommentare Wissen der Organisation
Erstellt von Dokumentierte Information
Geändert von Dokumentierte Information

In diesem Beispiel der Problemverfolgung in SharePoint wird die Spalte Kategorie verwendet um zwischen externen und internen Organisationsthemen zu unterscheiden. Einige Unternehmen sehen ein Thema als extern und intern relevant. Zwei Werte in der Spalte auszuwählen ist mit der Microsoft Listvorlage nicht möglich. Microsoft erlaubt den Wechsel des Informationstyps der Spalte zu Mehrfachauswahl nicht, auch lässt sich die Spalte nicht löschen. Am 27. Juni 2018 wurde vorgeschlagen dies zu ermöglichen (siehe in Englisch Change of field type for category column from Drop-Down Menu to Checkboxes is not supported).


Häufige Fragen und Antworten

Woran erkenne ich die neue Erfahrung in SharePoint?

Die neue Erfahrung ist ein neues Design in der Darstellung der Listen in SharePoint (auch bekannt als, englisch Modern UI); links sehen Sie das Neue, rechts das klassische Erlebnis einer Liste.

Vielleicht sehen Sie links unten auf der Seite einen Link Zurück zum klassischen SharePoint wenn Sie bereits auf der neuen Erfahrung sind.

Was muss ich tun, wenn die Problemverfolgung nicht als neue App angeboten wird?

Aktivieren Sie das Websitefeature Teamzusammenarbeitslisten.


Bekannte Fehler


Veröffentlicht , überarbeitet 2018-07-20,

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