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SharePoint Problemverfolgung Vorlage-Beispiel

Microsofts Listenvorlage für Problemverfolgung1 (vorher SharePoint Problemverfolgung App) ist ein nützliches Tool für die Unternehmensführung. Hier das Beispiel wie Sie die Ergebnisse einer STEP-Analyse2 mit der Problemverfolgung dokumentieren.

In der deutschen Übersetzung DIN EN ISO 9001 vom November 2015 (ISO 9001:2015) ist das englische Wort "issue" übersetzt als "Thema". Sowohl in SharePoint als auch im Office 365 Online-Dienst wurde das englische Wort "issue" von Microsoft als "Problem“ übersetzt.

Dialog zum Spalte erstellen in Microsoft Lists und Microsofts SharePoint mit Auswahlen für die STEP-Analyse

Wie verwendet man Microsofts Problemverfolgung in der Unternehmensführung?

Ein Auswahlfeld für den Faktor zur Problemverfolgung hinzufügen

In Microsofts Listenvorlage für Problemverfolgung, die im Mai 20203 angekündigt wurde, fehlt das Kategorie-Feld. Mit der alten SharePoint Problemverfolgung App, die zuletzt im August 20184 aktualisiert wurde, gab es ein Feld mit dem Namen Kategorie. Dieses Feld wurde für die Faktoren einer PEST-Analyse empfohlen.

Zuerst sollten Sie für Ihre Problemverfolgungsliste eine Spalte erstellen von Typ Auswahl. Benennen Sie diese Faktor und fügen Sie Auswahlmöglichkeiten aus der STEP-Analyse hinzu. Da es weitere Varianten der STEP-Analyse gibt, aktivieren Kann Werte manuell hinzufügen.

Aktivieren automatischer Benachrichtigung zuständiger Personen

Es war eine nicht einfach zu findende Funktion in der alten SharePoint Problemverfolgung, dass verantwortliche Personen eine E-Mail von der Liste erhielten, wenn sie einem Problem zugeordnet wurden. Dies ist nicht das Gleiche, wenn diese Personen Benachrichtigungen für sie selbst hinzufügen. Es ist vielmehr ein Push an Verantwortliche ohne deren zutun. Es war auch technisch nicht in Microsofts altem SharePoint unterstützt, um diese Funktion für andere SP-Listen zu aktivieren.

Anders mit der heutigen Microsoft Listenvorlage zur Problemverfolgung: einfach Eine Regel erstellen zur Problemverfolgungsliste, wählen Sie die Option Ein neues Element wurde erstellt, und schließen Sie die Regel durch E-Mail senden an Namen oder E-Mail-Adresse, Zuständige ("Zugewiesen an", siehe unten) ab.

Extra Tipp: benennen Sie die Spalten Problem in Thema und Zugewiesen an in Zuständige um - das ist nach RACI Matrix5 verbindlicher und entspricht der englischen Variante von Microsoft

Problemverfolgung Beispiel-Daten: STEP Analyse der Daimler AG

Die folgende Abbildung zeigt die Problemverfolgung mit Beispielen der Daimler AG6.

Microsoft Lists Problemverfolgung zeigt Beispiele einer STEP-Analyse der Daimler AG Beispiel einer E-Mail Benachrichtigung aus Microsoft Lists

Die SharePoint Problemverfolgung oder die Listenvorlage für Problemverfolgung von Microsoft sind ein gutes Beispiel dafür, wie Microsoft Office für das strategische Business Management verwendet wird. Selbst internationale Mindeststandards wie ISO 9001:2015 fordern eine STEP-Analyse7. Starten Sie mit einer Vorlage und Beispielen zum Kontext der Organisation, falls Sie noch keine STEP- bzw. Kontextanalyse für ISO 9001 durchgeführt haben.

Welche Funktionen bieten Microsoft Listen in Office 365?

Zentrale und immer aktuelle Ablage

Die App ist ein zentraler Speicherort, auf den von jedem Gerät mit Webbrowser und Internetzugang zugegriffen werden kann. Gegenüber dem alten QM-Handbuch sind keine veralteten Dateien im Umlauf; auf Datei-Servern oder in E-Mail-Programmen als Anhänge. Ein Hyperlink zeigt auf die immer aktuelle Liste der Themen.

Screenshot Edge Webbrowser: SharePoint Problemverfolgung mit URL in Adressleiste

Integrierte Historie und Archiv alter Themen

Themen ändern sich. Änderungen an aktuell relevanten Management-Themen werden im Versionsverlauf mit Zeitstempel und Bearbeiter/in gespeichert. Bitte nicht verwechseln mit Informationen zu Themen, wie bspw. eine Pressemeldung oder einem Bericht zu einem Thema. Nicht mehr relevante Themen bleiben weiterhin in der Liste, werden aber auf den ersten Blick nicht mehr angezeigt.

Screenshot aus Microsoft 365: Versionsverlauf eines ISO 9001 Management-Thema in der SharePoint Problemverfolgung

Dateianlage mit Antivirensystem

Zu jedem Thema lassen sich auch Dateien anhängen, die nur bei Bedarf heruntergeladen werden. Zum Vergleich: in Excel- und Word-Dateien lassen zwar auch Dateien einfügen, aber das vergrößert die Dateien womit diese nicht mehr handhabbar sind (lassen sich nicht mehr per E-Mail versenden, etc.).

Wenn Sie die Problemverfolgungs-App auf einer Website in SharePoint Online verwenden überprüft das Antivirensystem vom Microsoft 365 in regelmäßigen Abständen hochgeladene Dateien. Dateien, die ein Computervirus enthalten, können nicht heruntergeladen werden.8

Screenshot aus Microsoft 365: Dateianlagen zu einem ISO 9001 Thema in der SharePoint Problemverfolgung App

Listen, Hyperlinks und Bilder in Beschreibungen

Der Beschreibung eines Themas lassen sich Listen und Aufzählungen, Bilder und mehrere Links hinzufügen. Eine Zelle in einer Excel-Tabelle hat im Vergleich dazu Einschränkungen. Den integrierten Texteditor (englisch „RTE“) und die Editoren für Datum (bspw. Fälligkeitsdatum) und Hyperlinks aktualisiert Microsoft von April bis September 2020.

Einer Beschreibung eines Management-Thema können damit einfach Synonyme hinzugefügt werden. Denkbar ist auch eine Aufzählung von Prioritäten zu jeweiligen Thema. Als Bilder kann man Symbole hinterlegen, die die interne und externe Kommunikation der Themen unterstützen.

Screenshot aus Microsoft 365: erweiterter Rich-Text im neuen SharePoint Richtext-Editor für die Beschreibung eines Management-Thema

Meilensteine

  • August 2018, Updates to metadata handling and [SharePoint] list templates4
  • Mai 2021, Ankündigung von Microsoft Lists „smart information tracking app“ in Microsoft 3653

Quellen, teilweise englisch

  • 1: https://support.microsoft.com/de-de/office/listenvorlagen-in-microsoft-365-62f0e4cf-d55d-4f89-906f-4a34e036ded1
  • 2: https://de.wikipedia.org/wiki/STEP-Analyse
  • 3: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-blog/announcing-microsoft-lists-your-smart-information-tracking-app/ba-p/1372233
  • 4: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/Updates-to-metadata-handling-and-list-templates/ba-p/202113
  • 5: https://de.wikipedia.org/wiki/RACI
  • 6: https://jodano.de/corporate-finance/step-analyse-beispiel/
  • 7: https://www.beuth.de/de/norm/din-en-iso-9001/235671251, "4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes"
  • 8: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/security/office-365-security/virus-detection-in-spo