IT-Berater für Qualitätsmanagement mit SharePoint

Themen der Organisation zum Qualitätsmanagementsystem in der SharePoint Problemverfolgungs-App

ISO 9001 fordert Organisationen auf externe und interne Themen mit Relevanz zum Qualitätsmanagementsystem zu bestimmen und regelmäßig zu überprüfen (Kontext der Organisation und ISO 9001 Managementbewertungsprozess). Besser als eine Tabelle im Word Dokument oder einer Excel Arbeitsmappe ist trotz des verwirrenden Namen die SharePoint Problemverfolgungs-App von Microsoft.

Die Problemverfolgung wurde im Juni 2018 für die neue Erfahrung in Office 365 von Microsoft überarbeitet1 (ISO 9001 übersetzt Issue als Thema, Microsoft übersetzt als Problem).


Inhalt


E-Mail an relevante Führungskräfte

Führungskräfte, denen ein Thema zugeordnet wurde, werden automatisch per E-Mail darüber informiert. Die Besonderheit der Microsoft-App zur Problemverfolgung besteht darin, dass Personen sich nicht wie in benutzerdefinierten SharePoint-Listen, die Benachrichtigung einrichten müssen. Zugeordnete Personen erhalten ohne ihr eigenes Zutun einfach die E-Mail-Benachrichtigung.

Dies unterstützt die Organisation dabei Führungsrollen und Verantwortungen deutlich zu machen ohne Diskussionen über Hol- oder Bringschuld an Informationen.





Themenbezogene Bearbeitungshistorie

Wie hat sich ein bestimmtes Thema im Qualitätsmanagement mit der Zeit entwickelt? Seit wann ist es ein relevantes Thema? Um diese Fragen zu beantworten genügt mit der neuen Erfahrung in Microsoft SharePoint ein Blick rechts in den Detailbereich - das Suchen in den Berichten der vergangenen Managementbewertungen hat ein Ende.

Das bietet auch einen gewissen Schutz vor versehentlichen Änderungen wie ihn die Norm fordert.

Unterstützung für Arbeitsabläufe

Mit dem einfachen Drei-Status-Workflow werden zum Abschluss eines Themen Aufgaben an Personen delegiert. Das erleichtert die weiteren Schritte.

So wird sichergestellt, dass bspw. das organisationsspezifische Wissen aus der Erfahrung im Umgang mit Themen, bei Abschluss aufbereitet wird. Der Workflow erstellt für die relevanten Personen Aufgaben.


Vergleich SharePoint Problemverfolgung und ISO 9001 Anforderungen

Die folgende Tabelle ist Teil der Benutzeranleitung Festlegen des Anwendungsbereichs des Qualitätsmanagementsystems in SharePoint Online in Microsoft Office 365 (Anhang Systemkonfiguration SharePoint Online).

Problemverfolgung Spalten (SharePoint App) Anforderungen (ISO 9001)
Titel Thema, Kontext der Organisation
Geändert Dokumentierte Information
Erstellt Dokumentierte Information
Zugewiesen an Führung und Verpflichtung
Problemstatus Wissen der Organisation
Priorität -
Beschreibung Kontext der Organisation
Kategorie Kontext der Organisation
Fälligkeitsdatum -
Verwandte Probleme -
Kommentare Wissen der Organisation
Erstellt von Dokumentierte Information
Geändert von Dokumentierte Information


Häufige Fragen und Antworten

Woran erkenne ich die neue Erfahrung in SharePoint?

Wenn Sie links unten auf der Seite den Link Zurück zum klassischen SharePoint sehen, verwenden Sie bereits die neue Erfahrung. Sehe Sie links unten auf der Seite den Link Klassische Erfahrung beenden, klicken Sie darauf um zur neuen Erfahrung in SharePoint zu wechseln.


Quellen

Allgemeine Informationen von Microsoft

Veröffentlicht , überarbeitet 2018-07-17,

Microsoft, Office 365, Excel und SharePoint sind Marken der Microsoft Corporation
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