ISO 9001-Dokumentenlenkung mit Inhaltsgenehmigung in SharePoint

Beginnen Sie einfach damit Ihre bestehenden Arbeitsanweisungen und Ihre Verfahrensdokumentation in die SharePoint-Dokumentbibliothek für die Produktion hochzuladen. Die Vorlage Arbeitsanweisung (einfach) ist im Download SharePoint Qualitätsmanagementsystem enthalten. Wenn Sie Ihre Arbeitsanweisungen mit Klick auf die Schaltfläche Neu erstellen, speichert Word automatisch in der richtigen Dokumentbibliothek – Sie geben nur einen Dateinamen ein.

In den Eigenschaften wählen Sie für jede Arbeitsanweisung und jede Verfahrensdokumentation ein eigenes Wiedervorlagedatum für den Zeitpunkt der Überprüfung und einen Revisionshinweis zur Einordnung.

Video – Arbeitsanweisung Erstellen, Überprüfen und Genehmigen

👉 weitere Informationen wie Sie Revisionsnummern für QM-Dokument mit Word und SharePoint einfügen

Überwachung von Änderungen an Arbeitsanweisungen und Verfahrensdokumentation

Alle Änderungen werden im jeweiligen Versionsverlauf der Arbeitsanweisung und Verfahrensdokumentation aufgezeichnet (Versionskontrolle). Gelöschte Dokumente in SharePoint Online werden 93 Tage im Papierkorb aufbewahrt¹.

Damit erfüllen Sie die ISO 9001-Anforderungen im Kapitel 7.5.3 zur Lenkung dokumentierter Informationen². ISO 9001:2015 fordert keine Genehmigung von Dokumenten! Wenn Ihr Unternehmen ein Verfahren zur Genehmigung für angemessen erachtet, können Sie die SharePoint-Inhaltsgenehmigung dafür nutzen:

Inhaltsgenehmigung für Arbeitsanweisungen und Verfahrensdokumentation

Solange Sie die Arbeits- oder Verfahrensanweisungen nicht genehmigen („freigeben“), wird sie anderen Personen im Unternehmen nicht angezeigt. Sind bei bestehenden Verfahrensdokumentationen Überarbeitungen noch nicht genehmigt, wird die zuvor genehmigte Arbeitsanweisung angezeigt. Dies ist der wesentliche Unterschied zwischen der SharePoint-Inhaltsgenehmigung und Microsoft 365 Dokumenten-Genehmigung.

Links

• 1: Microsoft 365 SharePoint-Datenlöschung | Microsoft Learn Wenn Sie die SharePoint-Anwendung in einem Browser verwenden, werden elemente, die von einem beliebigen Benutzer gelöscht wurden, 93 Tage ab dem Zeitpunkt, an dem sie von ihrem ursprünglichen Speicherort gelöscht wurden, im Papierkorb der Website aufbewahrt.
• 2: DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagementsysteme - Anforderungen (ISO 9001:2015)