ISO 9001-Dokumentenlenkung mit Microsoft 365
Arbeits- und Verfahrensanweisungen speichern Sie aus Word in einer Dokumentbibliothek bei Microsoft in der Cloud, das macht Überprüfung und Genehmigung einfach
Verfahrensanweisungen erhalten Sie teilweise kostenlos1, 2, 3 und auch für Arbeitsanweisungen werden viele Word Vorlagen angeboten. Verfahrensanweisungen laden Sie direkt hoch in die Dokumentbibliothek. Arbeitsanweisungen erstellen Sie für jedes Unternehmen neu mit einer Vorlage.
Erstellen Sie die Bibliothek für Produktion und Dienstleistungserbringung (ISO 9001:2015, Abs. 8.5) einfach und sicher mit der SharePoint Qualitätsmanagement Einrichtungsanleitung
Wenn Sie Ihre Arbeitsanweisung mit Klick auf die Schaltfläche Neu beginnen, speichert Word alle Änderungen automatisch in der Dokumentbibliothek bei Microsoft 365. Vergeben Sie ein Wiedervorlagedatum für die Überprüfung des Dokuments.
Solange Sie die Arbeits- oder Verfahrensanweisung nicht genehmigen, wird sie Anderen im Unternehmen nicht angezeigt. Sind bei bestehenden Anweisungsdokumenten Überarbeitungen noch nicht genehmigt, wird die vorherige Version angezeigt.
Alle Änderungen an Dokumenten werden im Versionsverlauf aufgezeichnet.
Damit erfüllen Sie die Anforderungen im Kapitel 7.5.3 zur Lenkung dokumentierter Informationen4.
Wie funktioniert ein (teil-)automatischer Freigabe-Prozess in Office 365?
Dokumente mit Anweisungen müssen Sie nach Kapitel 7.5.2 Erstellen und Aktualisieren, angemessen überprüfen und genehmigen4. Microsofts Automate steuert die Überprüfung nachvollziehbar mit einem Flow5. Nach Abschluss des Flow wird das Dokument wie oben beschrieben manuell genehmigt. Die automatische Inhaltsgenehmigung in einer Dokumentbibliothek ist mit Microsofts Automate nicht wie von Microsoft beschrieben6 möglich (Feld Genehmigung ist bei Aktualisierung nicht vorhanden).
Woher kenne ich das Wiedervorlagedatum einer Arbeitsanweisung?
Die Frist zur Überprüfung von Arbeitsanweisungen legt jedes Unternehmen selbst fest.
👉 weitere Informationen, Beispiele und Videos im Artikel Revisionsnummern für QM-Dokument mit Word und SharePoint
Links
- 1: 5 neue Arbeitsweisen in Word https://templates.office.com/de-de/5-neue-Arbeitsweisen-in-Word-TM16401638
- 2: Kundenumfrage mit Microsoft Forms https://templates.office.com/de-de/kundenumfrage-mit-microsoft-forms-tm66738089
- 3: So arbeiten Sie mit 3D-Modellen in Word https://templates.office.com/de-de/so-arbeiten-sie-mit-3d-modellen-in-word-tm16412217
- 4. DIN EN ISO 9001:2015 https://www.din.de/de/wdc-beuth:din21:235671251
- 4: Genehmigungen von einer SharePoint Dokumentenbibliothek in Power Automate auslösen https://learn.microsoft.com/de-de/power-automate/trigger-sharepoint-library
- 5: Einen Genehmigungsworkflow mit Power Automate erstellen und testen https://learn.microsoft.com/de-de/power-automate/modern-approvals