Qualitätsziele für ISO 9001 dokumentieren und aktualisieren mit einer modernen Liste in Microsoft 365
Qualitätsziele speichern Sie mit Microsoft 365 am besten in einer Liste, die Sie in Ihrer SharePoint Qualitätsmanagement-Website erstellen. Diese Liste ist eine einfache und moderne Lösung, um Qualitätsziele in Ihrem Unternehmen zu verwalten. Mitglieder des Qualitätsmanagement-Teams zeigen die Liste im Browser an.
Festgelegte Qualitätsziele in Microsoft 365 speichern
Dadurch, dass Sie die definierten Qualitätsziele Ihres Unternehmens der Liste der Qualitätsziele auf der SharePoint Qualitätsmanagement-Website von BLUESITE IT-Beratung hinzufügen, erfüllen Sie schon einige Anforderung der ISO 9001 im Abschnitt 6.2.
Die Spalten der SharePoint-Liste wurden SMART Kriterien gestaltet: die englischsprachige Abkürzung steht für die deutschen Begriffe spezifisch, messbar, erreichbar, angemessen und terminiert. Es ist ein Mythos, dass die Qualitätsmanagementnorm fordern würde Ziele mit den SMART Kriterien zu definieren: es ist beispielsweise nicht gefordert ein Datum zu hinterlegen. Deshalb ist ein Wert für die Spalte Stichtag in der benutzerdefinierten Liste auch optional, d.h. nicht erforderlich, um ein Qualitätsziel im SharePoint Qualitätsmanagementsystem zu erfassen.
Daten in anderen Spalten, beispielsweise wer für das Erreichen eines Qualitätsziels verantwortlich ist, sind erforderlich - wenn Sie die Liste mit der Anleitung zur Systemeinrichtung von BLUESITE IT-Beratung erstellen. Das betrifft alle Informationen die im Abschnitt 6.2 der ISO 9001:2015 zu Qualitätszielen auch gefordert werden.
Den Anforderungen der ISO 9001 entsprechende Felder als erforderlich zu kennzeichnen, und die Hinweise unter den Eingabefeldern unterstützen Sie dabei Qualitätsziele richtig zu erfassen.
Natürlich ist es eine Herausforderung für die Nutzer*innen im Qualitätsmanagement-Team, wenn viele Angaben für Qualitätsziele erforderlich sind. Die Erfahrung zeigt: Anwender tendieren dazu Informationen nicht zu dokumentieren, wenn nicht alles zur Hand ist. Bei der Liste der Qualitätsziele hat BLUESITE IT-Beratung bewusst die Entscheidung getroffen, um zu verhindern, das Qualitätsziele unvollständig erfasst würden, d.h. die festgelegten Qualitätsziele die Anforderungen der Norm nicht erfüllen würden.
E-Mails zu Aktualisierungen an Qualitätszielen senden
Bei einer Liste mit Qualitätszielen in Microsoft 365 ist die Verantwortung für ein Qualitätsziel geregelt - wenn Sie die Liste nach der Anleitung zur Systemeinrichtung erstellt haben. Auch die Person, welche für das Qualitätsmanagement zuständig ist, wird dort festgelegt. An diese Personen verschickt SharePoint Online automatisch Benachrichtigungen mit wertvollen Qualitätsmanagement-Tipps.
E-Mail-Benachrichtigungen zu Aktualisierungen an Qualitätsziele sind ein wesentlicher Vorteil von Listen gegenüber Tabellen in Excel oder Word-Dokumenten. Auf den ersten Blick scheint es einfacher für das Zertifizierungsaudit die Qualitätsziele in einer Tabelle in einem Word-Dokument festzulegen. Aber Ziel des Qualitätsmanagements ist es konforme Leistungen zu bieten und Kunden zufriedenzustellen, nicht der Auditorin die Arbeit so einfach wie möglich zu gestalten.
Mit Klick auf die Schaltfläche Zu Element wechseln in der E-Mail von SharePoint Online gelangt die angeschriebene Person im Immersiven Modus von Microsoft Lists zum verlinkten Qualitätsziel des Unternehmens.
Aktuelle Liste der Qualitätsziele in Berichte einfügen
Unzufriedenheit bei Kunden kann viele Ursachen haben. Suchen Sie die häufigste Ursache für mangelnde Kundenzufriedenheit. Wenn Sie die häufigste Ursache beheben, haben auch den Grund für Unzufriedenheit bei den meisten Kunden behoben. Das ist das Paretoprinzip, auch 80-zu-20-Regeln genannt. In diesem Artikel sind die drei Schritte mit Microsoft 365 beschrieben: 1. Daten sammeln 2. Häufigkeit auswerten und 3. Darstellung im Diagramm. Das Vorgehen ist ein Beispiel für ein wirksames Qualitätsmanagementsystem.
Schritt 1 - Export nach Excel
Klicken Sie in der Befehlsleiste über der Liste der Qualitätsziele auf Exportieren und Nach Excel exportieren.
Mit dem Befehl Nach Excel exportieren erst SharePoint Online eine Microsoft Excel-Webabfragedatei (.iqy). Diese Datei öffnen Sie mit Excel, um die Liste mit den Qualitätsziele jeweils aktuell abzufragen.
Schritt 2 - Kopieren in Excel
Markieren Sie die Spalten mit den gewünschten Informationen zu den Qualitätszielen und klicken Sie in Excel auf Kopieren.
Die Excel-Datei mit der Webabfragedatei können Sie auch speichern und mit einem Klick Aktualisierungen an den Qualitätszielen des Unternehmens neu laden.
Schritt 3 - Qualitätsziele in Word-Dokument einfügen
Sie können die kopieren Spalten mit dem Qualitätsziel wie gewohnt in Ihre Berichte einfügen.
Ebenso lässt sich die Liste der Qualitätsziele auch als Tabelle in PowerPoint für Besprechungen einfügen. Die Tabellen in PowerPoint und in Word sind im Gegensatz zur Tabelle in Excel keine aktuelle Abfrage, sondern eine Kopie der Ziele zum jeweiligen Zeitpunkt. Werden die Qualitätsziele in der SharePoint-Liste aktualisiert, wie in ISO 9001 beschrieben, müssen Sie die Spalten mit den aktuellen Informationen wieder aus Excel kopieren (Schritt 2).
Das gesamte Vorgehen zum Exportieren, Kopieren und Einfügen ist identisch mit den Schritten zur Maßnahmenliste.
Häufige Fragen und Antworten
Warum Qualitätsziele besser in Listen als in Tabellen in Excel oder Word speichern?
Eine Liste in Microsoft 365 bietet automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei Aktualisierungen. Mit automatischen Benachrichtigungen steigern Sie die Effizienz der der von ISO 9001 geforderten Kommunikation.
Wie steht es um Qualitätsziele mit Viva Goals von Microsoft?
Microsoft hat Viva Goals am 31. Dezember 2025 eingestellt, siehe Viva Goals Außerbetriebnahme | Microsoft Learn.