Microsoft 365 Dateiarchivierung für Qualitätsmanagement mit SharePoint
Microsoft 365 kann komplette Websites oder einzelne Dateien archivieren. Für Dokumente eines Qualitätsmanagementsystems mit SharePoint ist die Funktion interessant, aber aktuell nur eingeschränkt empfehlenswert.
Was bedeutet Dateiarchivierung in Microsoft 365?
Mit der Microsoft 365 Dateiarchivierung können Sie komplette Websites, beispielsweise abgeschlossene Projektwebsites, oder einzelne Dateien in einen kostengünstigeren Speicher verschieben. Für das Qualitätsmanagement könnten das zum Beispiel nicht mehr aktiv genutzte Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen oder andere dokumentierte Informationen sein.
Archivieren bedeutet dabei nicht, dass ein Dokument wie gewohnt geöffnet werden kann. Um ein archiviertes Dokument wieder lesen zu können, muss es zuerst reaktiviert, also aus dem günstigeren Speicher zurückgeholt werden.
Der langsamere Speicher ist etwa 70 % preisgünstiger. Praktisch relevant wird dieser Kostenvorteil vor allem dann, wenn der in Microsoft 365 enthaltene Speicher vollständig belegt ist und zusätzlicher Speicher gekauft werden müsste.
Archivierte Dateien in der Microsoft 365 Suche
Archivierte Dateien werden weiterhin in der Microsoft 365 Suche angezeigt, wenn in den Dateitypen „Archiviert“ ausgewählt wird.
Kurzvideo zur Microsoft 365 Dateiarchivierung
Archivieren einer Prozessbeschreibung im SharePoint QM-System
Praktische Alternative für SharePoint QM-Websites
Die einfachste Alternative ist ein eigenes Kennzeichen direkt am Dokument. Tragen Sie beispielsweise „ungültig“, „zurückgezogen“ oder „archiviert“ in ein Feld für Kennzeichen oder Status ein. Damit bleibt die Datei sofort lesbar und kann über benutzerdefinierte Ansichten gefiltert werden.
Für das Qualitätsmanagement ist diese Variante oft praxistauglicher, weil dokumentierte Informationen weiterhin ohne Reaktivierung angezeigt werden können und gleichzeitig Ordnung in der Dokumentbibliothek entsteht.
Antworten auf häufig gestellte Fragen
Wie lange muss ich QM-Dokumentation aufbewahren?
ISO 9001 stellt hierzu keine detaillierten festen Fristen. Wichtig ist, dass dokumentierte Informationen angezeigt und gelesen werden können, wenn dies nötig ist. Legen Sie genaue Angaben in einem eigenen Regelwerk fest und begründen Sie Ihre Entscheidung im Zertifizierungsaudit.
Was ist der Unterschied zwischen Archivieren und Aufbewahrung?
Archivieren bedeutet, dass Daten an einem anderen Ort gespeichert werden. Aufbewahrung bedeutet bei Microsoft Purview, dass die Datei nicht mehr verändert werden kann und nach einer bestimmten Frist gelöscht wird.
Welche Vorteile bietet die Dateiarchivierung in Microsoft 365?
Die Microsoft 365 Archivierung kann Kosten sparen, wenn zusätzlicher Speicher gekauft werden müsste. Regelmäßiges Archivieren kann außerdem helfen, die Speicherkosten niedrig zu halten, sobald vorhandener Speicher ausgeschöpft ist.
Wie unterscheidet sich die Archivierung von der Versionierung?
Auf eine Version einer aktiven, nicht archivierten Datei können Sie sofort zugreifen. Archivierte Dateien müssen vor dem Lesen reaktiviert werden. Das Reaktivieren ist derzeit kostenlos, nimmt aber Zeit in Anspruch.